ЭДО для маркетплейсов: что нужно знать для начала работы

Всё чаще предприниматели выходят на различные маркетплейсы. Это ведь реальная площадка, где можно отлично продвигать свои товары и неплохо заработать. Но есть и нюансы, такие как например обмен документами, бизнес процессы. Все эти тонкости нужно понимать. 

В этой статье рассказывается какие ЭДО предъявляют площадки и где можно обойтись более простым способом.

Что такое ЭДО для маркетплейсов и зачем он нужен?

ЭДО для маркетплейсов - обмен документами в электронном виде между торговой площадкой и контрагентами, который осуществляется через оператора.

Документооборот между Ozon, Wildberries, Казань экспресс, Яндекс Маркет складывается из потока УПД, актов, чеков, накладных и других бумаг. Если все эти бумаги передавать в распечатанном виде, это бы заняло уйму времени, также финансовых и трудовых затрат. 

Но есть и случаи, когда необходимость использовать ЭДО, нужно не только для удобства, а по требованиям законодательства. Производители, импортёры, дистрибьютор, продавцы маркированных товаров (табачные изделия, обувь, парфюмерия, лёгкая промышленность, фототехника, автомобильные шины), обязаны предоставить сведения о передаче права собственности в "Честный Знак", через оператора электронного документооборота.

При выборе провайдера ЭДО, нужно обратить внимание на некоторые критерии. Естественно он должен соответствовать требованиям в Приказе ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546. Иметь лицензии, специализированные программные и технические средства. На сайте Федеральной налоговой службы, есть полный список одобренных операторов.

Но прежде чем заключить договор, нужно собрать информацию:

• ценовая политика и тарифные планы
• опыт работы и репутация
• дополнительные функции документооборота
• служба поддержки
• контрагентах; если вы уже знаете на каком конкретно маркетплейсе, вы будете работать, то стоит узнать с какими операторами он работает напрямую и рассмотреть их в первую очередь
• наличие роуминга
• возможности интеграции с учетными системами

Сейчас более подробно разберём как организуют документооборот Ozon, Wildberries, Казань экспресс, Яндекс Маркет.

Специфика ЭДО Озон

Озон старается более проще подходить к документообороту и к требованиям заказчика. Рассмотрим, когда стоит подключить ЭДО, а когда можно справится и без него. 

Документооборот Озон в зависимости от схемы продаж

Требования к электронному обороту, отличается от поставщиков, которые выбирают разные схемы продаж. Площадка предлагает следующие варианты:

• Продажа товара со склада Ozon. Запас товара хранится на складе и при получении заказа, сборка, упаковка, оформление доставки, весь процесс происходит без поставщика. В этом случае необходимо подключить ЭДО и пользоваться им для создания заявок и получение закрывающие документов. 
• Продажа с собственного склада (FBS или RFBS).  Продавец сам определяет где хранить товар. При поступлении заказа, самостоятельно оформляет, упаковывает и уже после передаёт в службу доставки, это может быть, как OzonRocket, так и другой перевозчик. Этот вариант располагает более упрощенный вариант документооборота. 

По итогу поставщик сам решает, где будет хранится товар, и кто будет заниматься оформлением и доставкой заказа.

Нужен ли ЭДО для Озон

Чтобы привлечь к работе мелкие компании Ozon, отменил ЭДО для некоторых компаний. Теперь если товары не входят в список исключения, селлер может использовать свой личный кабинет.

Как работать на Озон без ЭДО

Поставки на Ozon, без использования ЭДО, происходят таким образом:

• Продавец создаёт заявку
• Система проверяет нужен ли документооборот или же можно обойтись личным кабинетом селлера. 
• Далее идёт согласование, т.е селлер указывает данные транспорта и водителя. 
• После этого товар доставляют на склад 
• Далее все акты выгружается в личный кабинет, которые после проверки можно проигнорировать или же согласовать. 

Для оптимизации логистики и автоматизации работы с заказами и остатками будет полезно интегрировать с маркетплейсом учетные программы («1С:Розница», «1С:УТ»).

В каких случаях нужно подключать ЭДО Ozon

В обязательном порядке использовать ЭДО на Ozon :

• для создания заявок на поставку на склады Тверь, Хоругвино-негабарит, распределительный центр и дарксторы. Это связано с особенностями процессов приёмки. Но в скором времени маркетплейс устранит это ограничение.
• торговля ювелирными изделиями, а также товары, которые обязаны быть маркированы и прослеживаются отделом "Честный Знак" или сертификации с использованием ФГИС «Меркурий». Это связано с требованиями Постановления Правительства Российской Федерации от 31.12.2020 № 2464. 

Теперь рассмотрим способы подключения ЭДО для работы с Ozon более подробно. 

Варианты организации электронного документооборота для Озон

Документооборот с Ozon можно настроить с помощью:

• провайдеров, работающих с площадкой на прямую, такие как Контур.Диадок или СФЕРА.Курьер;
• через механизм роуминга из других систем (например, СБИС). 

Более подробная инструкция подключения опубликована в Базе знаний маркетплейса. 

Особенности ЭДО Wildberries

Wildberries более лояльно подходит к вопросу созданию документооборота, в частности когда заходит речь о представителях малого бизнеса или самозанятых партнёрах. Итак, кому нужно будет работать с маркетплейсов, через ЭДО и как правильно настроить взаимодействия. 

Кто может использовать упрощенный документооборот Wildberries

Требования к организации ЭДО на Wildberries :

• малый бизнес, который работает без НДС, самозанятые, могут ограничиться только набором функций от маркетплейса. 
• предприятия, которые работают с НДС должны передавать документы через ЭДО, но для этого должна быть квалифицированная электронная подпись. 

Подробно проконсультировать по выпуску КЭП и подобрать носитель для нее могут специалисты «Онлайн-касса.ру».

Подключение ЭДО для работы с Wildberries

Прежде чем начать работу с документооборотом на Wildberries, нужно зарегистрироваться в роли партнёра  на площадке и принять оферту. После подтверждения нужно выбрать оператора ЭДО, это может и тот который работает напрямую, то можно просто указать его данные в профиле продавца. Если же вы решили сотрудничать с другим провайдером, нужно настроить роуминг. 

Специфика ЭДО Яндекс Маркет

Документооборот с Яндекс Маркет может быть организован как в бумажном виде, так и в электронном.  В бумажном виде, площадка будет отправлять всю информацию на почту, которая указана в профиле. В электронном виде, нужно будет подключиться к ОЭД — Диадок (СКБ Контур) или СБИС (Тензор). К сожалению с другими маркетплейс не работает и роуминг не поддерживает. 

Организация ЭДО для Казань Экспресс

Документооборот с Казань Экспресс может сотрудничать через оператора Контур. Диадок или через роуминг с другой системой. Минимальное время подключения через другого провайдера займёт 5-10 дней.