Как оформить ЭТрН при разных сценариях грузоперевозки

С 1 сентября 2026 года для всех участников перевозочного процесса, независимо от сферы деятельности, вводится обязанность оформлять перевозочные документы в электронном виде.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это документ, который сопровождает груз на всех этапах перевозки и заменяет бумажную ТрН. Набор титулов, которые нужно заполнить, и порядок их подписания меняются в зависимости от того, кто участвует в перевозке и как организован процесс.

В нашей статье собраны основные сценарии: от простой доставки до перегрузки с участием нескольких перевозчиков.

Из каких титулов состоит ЭТрН

ЭТрН формата 5.01, утвержденного Приказом ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@, включает восемь титулов — файлов обмена. Четыре из них обязательны при любом сценарии перевозки, остальные подключаются по необходимости.

Титулы 1–4 заполняются всегда. Титулы 5–8 появляются только там, где это требует конкретная ситуация — смена получателя, замена машины или корректировка стоимости.

Каждый титул после подписания квалифицированной электронной подписью уходит оператору ИС ЭПД. Тот проверяет формат документа, уникальность идентификатора и действительность подписи, а затем передает файл контрагентам и в ГИС ЭПД — государственную систему, доступ к которой имеют МВД, Минтранс, ФНС, Минцифры и Ространснадзор.

Базовый сценарий: простая перевозка

Три стороны, четыре титула, минимум согласований — так выглядит перевозка без экспедиторов и посредников.

Порядок такой:

1. Грузоотправитель заполняет титул 1, подписывает КЭП и отправляет оператору.
2. Перевозчик получает документ, сверяет данные и заполняет титул 2 — о состоянии груза при погрузке. Здесь же можно оставить комментарии о состоянии упаковки.
3. Грузополучатель принимает товар и заполняет титул 3, отмечая при необходимости повреждения или недостачу.
4. Перевозчик закрывает перевозку титулом 4 и передает сведения о выдаче груза.

На этом документооборот завершен, и ГИС ЭПД фиксирует все четыре подписания.

Перевозка с участием экспедитора

Здесь ключевой вопрос — принял ли экспедитор груз во владение. От ответа зависит, кто подписывает титул 1.

Если экспедитор груз не принимал, а только организует перевозку, схема повторяет базовый сценарий: титул грузоотправителя подписывает клиент экспедитора, титул перевозчика — фактический перевозчик, титул получателя — фактический получатель.

Если же экспедитор принял груз во владение, титул 1 заполняет он сам и указывает:

• в разделе 1 — «Экспедитор» с атрибутом «ГОЭксп» = 1;
• в разделе 1а — грузоотправителя, то есть заказчика экспедитора;
• в разделе 8 (ЛОП) — уполномоченное экспедитором лицо.

Дальнейшие шаги не отличаются от базового сценария: перевозчик заполняет титул 2, получатель — титул 3, перевозчик закрывает перевозку титулом 4.

Стоит помнить и о договорной стороне вопроса. С экспедитором обычно заключают два договора — на организацию перевозки (с грузоотправителем) и на саму перевозку (с перевозчиком), и второй сопровождается уже привычным набором титулов.

Перевозка сборного груза со склада временного хранения

Груз от нескольких заказчиков собирается на складе, после чего склад или экспедитор заказывает единую перевозку до конечных получателей.

Формально грузоотправителем в ЭТрН выступает организатор сборки — склад или экспедитор, хотя фактическим владельцем каждой партии остается первичный грузовладелец. В титуле 1 грузоотправитель указывает:

• в разделе 1 — «Экспедитор 2» с признаком «является экспедитором»;
• в разделе 1а — экспедитора-склад;
• в разделе 8 (ЛОП) — экспедитора-склад как сторону, сообщившую условия договора перевозки.

После заполнения титула 1 документооборот идет по стандартной схеме: перевозчик фиксирует условия перевозки в титуле 2, получатель — обстоятельства приемки в титуле 3, перевозчик завершает перевозку титулом 4.

Перегрузка груза без размещения на складе (кросс-докинг)

Груз перегружают из одного крупного автомобиля в несколько небольших машин и везут разным получателям, не оставляя товар на длительное хранение. При таком сценарии оформляются две отдельные ЭТрН.

Первая накладная сопровождает «магистральную» перевозку. Здесь экспедитор указывается сразу и как грузоотправитель, и как будущий грузополучатель — потому что именно он принимает груз для последующего распределения. В титуле 1 он отмечает:

• раздел 1 — экспедитор с признаком «является экспедитором»;
• раздел 1а — заказчик услуг экспедитора;
• раздел 6 — перевозчик, предоставляющий магистральный транспорт.

Перевозчик заполняет титул 2 при приемке груза, экспедитор — титул 3 при получении товара на площадке кросс-докинга, перевозчик закрывает первую накладную титулом 4.

Вторая накладная оформляется на доставку товара конечному получателю уже другим транспортом. Документооборот здесь повторяет базовый сценарий, но в титуле 1 грузоотправителем снова значится экспедитор с признаком «является экспедитором», а получателем — конечный клиент. Завершает вторую накладную уже другой перевозчик.

Смена водителя или транспортного средства в пути

Если во время рейса нужно заменить водителя или машину, перевозчик оформляет дополнительный титул 8 — без остановки всего документооборота.

Последовательность действий:

1. Грузоотправитель заполняет титул 1, перевозчик — титул 2.
2. При необходимости замены перевозчик формирует титул 8 с данными нового водителя или транспорта и подписывает его КЭП.
3. Грузополучатель заполняет титул 3 о приемке груза.
4. Перевозчик завершает перевозку титулом 4.

Титул 8 можно оформить в любой момент между погрузкой и разгрузкой — он не привязан к конкретному этапу перевозки, а фиксирует именно факт замены.

Скоропортящийся и специальный груз

Для товаров с особыми условиями хранения — например, продуктов с температурным режимом — базовая схема не меняется, меняется только содержание титула 1.

Грузоотправитель указывает в разделе 1 себя как обычного отправителя, но дополнительно вносит в сведения о грузе температурный режим и данные, нужные для санитарных, фитосанитарных, карантинных или таможенных требований. Остальные три титула заполняются так же, как в базовом сценарии.

Похожая логика применяется и к грузам, подлежащим учету в других информационных системах — например, в системе маркировки. В титуле 1 грузоотправитель проставляет атрибут «УчГосСист» = 1 и заполняет данные о том, в какую систему нужно передать сведения о товаре. Остальной документооборот идентичен базовому сценарию.

Частичная приемка и переадресация непринятой части груза

Иногда грузополучатель может принять только часть товара — например, из-за повреждения упаковки. В этом случае перевозка не завершается, а переходит в сценарий переадресации.

Процесс выглядит так:

• получатель заполняет титул 3, указывая частичную приемку и причину;
• перевозчик заполняет титул 4 с данными о частичной доставке;
• перевозчик и грузоотправитель согласовывают новый адрес для непринятой части груза;
• перевозчик оформляет титул 7 с данными нового получателя и адреса;
• новый получатель заполняет титул 3, перевозчик закрывает перевозку повторным титулом 4.

По сути, здесь ЭТрН разбивается на два цикла подписания титулов 3 и 4 — до и после переадресации.

Отказ грузополучателя от приема груза

Более жесткий вариант того же сценария — полный отказ от приемки. Он часто встречается при перевозках с участием экспедитора и иностранного заказчика.

Экспедитор формирует титул 1, указывая в разделе 1а иностранное лицо как заказчика, а в разделе 8 (ЛОП) — уполномоченного представителя экспедитора. Перевозчик заполняет титул 2, получатель в титуле 3 фиксирует отказ и его причину, перевозчик заполняет титул 4.

После отказа груз возвращается экспедитору, который теперь сам становится грузополучателем. Стороны согласуют, куда доставить товар, перевозчик оформляет титул 7 о переадресации, экспедитор подтверждает прием груза титулом 3, а перевозчик завершает документооборот титулом 4.

Самовывоз со склада продавца

При самовывозе покупатель заключает договор перевозки самостоятельно, поэтому формально выступает одновременно и грузоотправителем, и грузополучателем.

Титул 1 при этом заполняет тот, кто физически грузит товар в машину — то есть продавец. В документе он указывает покупателя в разделе 1 (грузоотправитель) и себя — в разделе 8 (ЛОП). Дальше перевозчик заполняет титул 2 при погрузке, покупатель — титул 3 при приемке, перевозчик закрывает перевозку титулом 4.

Разница с типовым сценарием, где перевозчика нанимает продавец, в том, что здесь именно покупатель оплачивает и организует перевозку, даже если товар физически грузит продавец.

Внутренние перевозки между складами

Если груз перемещается между складами одной компании, но перевозку выполняет сторонний перевозчик, оформление ЭТрН обязательно — несмотря на то что отправитель и получатель формально совпадают.

Компания заполняет титул 1 и подписывает его КЭП, перевозчик принимает груз титулом 2, компания на другом складе фиксирует приемку титулом 3, перевозчик завершает перевозку титулом 4. Если же перевозка между складами выполняется собственным транспортом компании без привлечения стороннего перевозчика, ЭТрН не требуется вовсе.

Что общего у всех сценариев

Несмотря на разницу в ролях и количестве участников, у всех сценариев есть общая логика:

• титулы 1–4 обязательны всегда, вне зависимости от сложности перевозки;
• каждый титул подписывается КЭП того участника, который его заполняет;
• обмен файлами идет через оператора ИС ЭПД, который проверяет формат, подпись и уникальность идентификатора, а затем передает данные в ГИС ЭПД;
• любое отклонение от базового процесса — экспедитор, переадресация, замена водителя, частичная приемка — добавляет один из четырех опциональных титулов, но не меняет саму логику базового документооборота.

Разобравшись, кто в конкретной перевозке выступает грузоотправителем, а кто — экспедитором или получателем, легко определить, какие титулы понадобятся и в каком порядке их подписывать.