Отправка данных в систему маркировки через ЭДО в 2022 году

С 2022 года участникам оборота маркированного товара разрешается направлять документы об отгрузке и приемке напрямую в «Честный ЗНАК». О переходе прав собственности от одного участника к другому нужно сообщать только через систему ЭДО (электронный документооборот). Соответственно, всем участникам необходимо заключить соглашение с оператором ЭДО.

Пока это условие действует только для некоторых типов маркированной продукции. Но в дальнейшем оно будет распространяться на все товары, отслеживаемые через «Честный ЗНАК».

Узнайте, как с 01.01.2022 года изменились правила маркировки, кто должен применять ЭДО и как подключиться к системе электронного документооборота.

Аббревиатуры в статье:

• ОФД — оператор фискальных данных;
• УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись;
• КМ — коды маркировки;
• УКД — универсальный корректировочный документ;
• УПД — универсальный передаточный документ;
• ЧЗ — «Честный ЗНАК»;
• ЭДО — электронный документооборот.

Что такое ЭДО и для чего он нужен в системе маркировки

ЭДО — процесс обмена через интернет юридически значимой документацией по защищенным каналам связи. Главные звенья системы ЭДО:

1. Оператор ЭДО — предприятие, обеспечивающее защищенную систему передачи и хранения информации.
2. Электронная подпись — реквизит цифрового файла (аналогичен ручной подписи на бумажных документах).

Поговорим о том, как участники системы проводят обмен друг с другом данными.

В 2022 году маркироваться должны:

• Вода в упаковке;
• Молочная продукция;
• Обувь;
• Фототехника;
• Парфюмерная продукция;
• Авторезина;
• Лекарственные препараты;
• Товары легкой промышленности.

К 2024 году через «Честный ЗНАК» будет отслеживаться вся потребительская основная продукция, созданная или импортированная в России.

Для маркировки товаров выбрали штрих-код Data Matrix. Покупатель может отсканировать его и удостовериться, что продавец работает законно — товар легальный.

Участники рынка должны отчитываться перед национальной системой «Честный ЗНАК» при всех операциях с маркированной продукцией:

• Передача прав собственности от одного юридического лица (или ИП) к другому;
• Вывод или ввод в оборот.

Вводом в оборот занимаются производственные компании и импортеры. Они обязаны информировать «ЧЗ» о выпуске и отгрузке товара другим участкам (розничный продавец, дистрибьютор) для продажи.

Информацию о вводе в оборот нужно отправлять через Личный кабинет «ЧЗ» — путем загрузки файлов формата CSV и XML, или вводя данные вручную.

Причины вывода продукции из оборота:

• Применение для собственных нужд организации, допустим, для проведения рекламной раздачи;
• Безвозвратная утеря в результате кражи;
• Списание;
• Утилизация;
• Реализация конечному потребителю.

Розница информирует о выбытии продукции путем продажи через онлайн-кассу (с использованием услуг оператора фискальных данных). Прочие операции фиксируются через личный кабинет на сайте «ЧЗ» — автоматически из «товароучетки» путем интеграции по API или вручную.

Продукция между вводом и выводом из оборота проходит определенные этапы. Дистрибьюторы могут продавать ее другим оптовикам. Оптовые продавцы — розничным магазинам. Розничные продавцы — перемещать товар между своими точками. Если один участник рынка реализует продукции другому, он обязан отразить в системе переход права собственности. До 01.01.2022 года это осуществлялось методом отправки универсального передаточного документа (УПД) через личный кабинет «ЧЗ». Сейчас эти данные необходимо направлять в систему маркировки исключительно через ЭДО.

Кто обязан использовать ЭДО для передачи данных в систему маркировки «Честный ЗНАК»

Каждый раз, когда юридическое лицо передает право собственности на продукцию другому предприятию, участники процесса должны дать отчет об этом «ЧЗ». Соответствующее требование указано в ФЗ №488 от 25.12.2018 года и в Распоряжении Правительства РФ №791-р от 28.04.2018 года. Продавцы информируют, какие продукты и кому продали. Покупатели сообщают, что они эту продукцию получили.  

С 2022 года передача данных сведений в систему маркировки допускается лишь через ЭДО. Соответствующее условие регламентируется Постановлением Правительства РФ № 2464 от 31.12.2020 года. Требование действует в отношении следующих товарных групп:

• Фототехника;
• Парфюмерия;
• Авторезина»
• Товары легкой промышленности;
• Обувь.

В скором времени по воде бутылке, молочной продукции и прочим товарам, подлежащим маркировке, тоже планируется переход на ЭДО. Сейчас участники оборота такой продукции могут работать как раньше — отправлять сведения об обороте в «ЧЗ» через личный кабинет.

Как с 1 января происходит передача данных в систему маркировки через ЭДО

В ЭДО задействованы все участники оборота маркируемой продукции: выпускающие и импортирующие предприятия, дистрибьюторы, оптовики и розничные продавцы. Задачи каждого участника в обмене сведениями мы написали в таблице.

Время оформления и отправки универсального передаточного документа отправителем — 3 суток с момента отгрузки товара.

Оптовик или дистрибьютор создает новый УПД и направляет его через ЭДО розничному продавцу. Розничная точка принимает продукцию по аналогичной схеме и подписывает соглашение с использованием УКЭП. Вывод продукта из оборота фиксируется при продаже на ККМ через ОФД.

О чем нужно помнить, используя ЭДО для маркировки

При работе с маркировкой через ЭДО, необходимо учитывать пару важных моментов.

Общая информация для всех участников — всегда проверяйте статусы обработки документа в «ЧЗ». Это делается через личный кабинет. До окончания обработки УПД, право собственности на продукцию формально у отправителя, а получатель еще не может его продавать.

Как перейти на ЭДО для работы с маркировкой

Чтобы подключиться к ЭДО, необходимо:

1. Подписать договор с оператором электронного документооборота. Для этого нужна усиленная квалифицированная электронная подпись. Каждый участник оборота может выбирать оператора ЭДО на свое усмотрение.
2. Пригласить контрагента к участию в электронном документообороте. Удостовериться, что контрагент имеет возможность принимать УПД через ЭДО. Если у него не настроен ЭДО, продавец не сможет передать право собственности на продукцию. Контрагент должен направить приглашение на участие в ЭДО или принять его, если оно уже инициировано второй стороной сделки.
3. Проверить процессы. Протестировать работу ЭДО — провести с контрагентом-партнером весь цикл выгрузки и принятия документов через ЭДО.

Внедрение системы ЭДО требует времени — на организацию обмена документами, обучение сотрудников, отладку бизнес-процессов. Но в дальнейшем можно получать все плюсы ЭДО для бизнеса, включая преимущества при работе с системой маркировки «ЧЗ».

Как выбрать оператора ЭДО для маркировки

Оператор системы маркировки ЦРПТ бесплатно предоставляет «ЭДО Лайт» — сервис для малого бизнеса. Программа дает возможность работы с электронными документами через ЛК «ЧЗ». Однако:

• Допускает отправку и прием в течение года максимум 1000 пакетов;
• Поддерживает лишь типовые форматы УКД и УПД.

Для крупных компаний этого мало. Кроме того, сервис не подходит, если ЭДО не ограничен документами с кодами маркировки. В таких ситуациях рекомендуется выбирать коммерческие сервисы.

Выбирая оператора, принимайте в расчет те факторы, которые мы указали в таблице.

Пользователям «1С» доступна отправка УПД из системы учета товаров сразу после формирования документов. С этой целью используется сервис «1С-ЭДО», поддерживаемый всеми распространенными конфигурациями. Стоимость лишь за исходящие письма. Если в течение месяца отправлено не больше 5 пакетов, услуга бесплатная. Все входящие письма в «1С-ЭДО» бесплатны. Трудность состоит в том, что не все операторы ЭДО поддерживают данный сервис. Проблема решается благодаря межоператорскому роумингу.