Документооборот с маркетплейсами

Взаимодействие с маркетплейсами постоянно становится все более простым и понятным. К примеру, документооборот между ними и продавцами практически полностью перешел в электронный формат. Дистанционный обмен бланками удобен, но вызывает немало вопросов. Далее вы узнаете, как подключить ЭДО на популярных площадках. Будут даны рекомендации по настройке удобного обмена документацией. 

Что такое электронный документооборот с маркетплейсами

Это обмен формализованными и неформализованными документами между продавцом и площадкой в режиме онлайн. Далее вы узнаете, про какие "бумаги" идет речь. 

Формализованный электронный документ - это документация рекомендованного или установленного формата. Правовые акты устанавливают расположение полей для внесения информации. Данные документы необходимы для обеспечения электронного документооборота. К таким "бумагам" относятся:

• счет-фактура;
• накладная;
• УКД (универсальный корректировочный документ);
• акты расхождения и приемки;
• УПД (универсальный передаточный документ). 

Отправка файлов осуществляется только в формате .xml. Того же нельзя сказать про неформализованные ЭД. Их можно отправлять в одном из популярных форматов. К примеру, .jpg, .docx, .doc и многих других. К неформализованной документации относятся:

• паспорта сделок;
• спецификации;
• договоры;
• письма и прочее. 

Такие документы имеют юридическую силу только при наличии на них квалифицированной электронной подписи. Ее можно получить разными способами. К примеру, обратиться в Удостоверяющий центр ФНС. Предоставлением подписи занимаются и доверенные лица. Такой вариант подойдет индивидуальным предпринимателям, нотариусам, ЮЛ. Делается все совершенно бесплатно. 

Также можно обратиться в УЦ Федерального казначейства. Данный вариант подходит представителям органов местного самоуправления, государственных организаций. Все физические лица могут получить электронную подпись в коммерческих Удостоверяющих центрах.

При организации ЭДО с популярными маркетплейсами ("СберМегаМаркет", Ozon) первоначально необходимо определиться с оператором документооборота. Перечень провайдеров, соответствующих требованиям, можно посмотреть в Реестре ОЭД. Нормативы обслуживания утверждены приказом ФНС под номером ЕД-7-26/546@. 

Перед выбором оператора обязательно посмотрите, с какими торговыми площадками он позволяет взаимодействовать. Важно, чтобы с провайдером сотрудничали многие ваши контрагенты. В противном случае придется настраивать роуминг. Также необходимо обратить внимание на следующие нюансы:

1. Пакет услуг. Все операторы предлагают базовые услуги. Возможно, что компания готова предложить расширенный функционал. 
2. Техническая поддержка и уровень сервиса. Оператор может оказать помощь в настройке. Важно, чтобы специалист всегда был на связи. Также хорошие компании предоставляют клиентам материалы, которые помогают быстро разобраться в функционале.

Для чего нужен ЭДО для Вайлдберриз, Озон и других маркетплейсов

Электронный документооборот избавляет продавца от проблем при совершении сделок. В частности, он позволяет:

• исключить человеческий фактор, уменьшить количество ошибок в документах;
• ускорить оплату и оформление сделок;
• обеспечить сохранность конфиденциальных данных;
• оперативно находить нужные бланки, экономить место на хранении бумажных документов.

Конфиденциальная информация абсолютно точно не попадет в третьи руки. Это связано с тем, что электронные чеки, накладные и счета отправляются по защищенному каналу связи. 

ЭДО - это обязательный инструмент для продавцов товаров на Ozon и "Вайлдберриз" с обязательной маркировкой. Это связано с требованиями современных законов. При операциях с маркированными товарами необходимо уведомлять "Честный ЗНАК". Сделать это можно только через ЭДО. В данный момент описанное требование касается шин, парфюмерии, фототехники, товаров легкой промышленности. 

Документооборот с Озоном при продаже по разным схемам

Некоторые клиенты данного маркетплейса могут работать без электронного документооборота. Это продавцы, которые выбрали схему FBS либо RFBS. Такой вариант подразумевает продажу со своего склада. Селлер организует сборку заказов, а отправку осуществляет через OzonRocket либо другой курьерский сервис. 

Работая по такой схеме, не получится продавать товары, которые подлежат обязательно маркировке. Реализация такой продукции оформляется электронными документами, так что без ЭДО обойтись не получится. То же самое касается и тех, кто продает товары по схеме FBO. Она подразумевает, что продукция хранится на складе площадки, реализация осуществляется оттуда же. 

Перед настройкой ЭДО необходимо выбрать оператора. Подключение отнимет не более 5 суток. Клиент уже работал с ЭДО. Тогда из личного кабинета можно направить приглашение для подключения к маркетплейсу. 

Продавец пользовался услугами другого ОЭД? В таком случае необходимо настроить роуминг. Интеграция занимает не более 10 дней. Удаленный обмен электронной документации осуществляется по следующему алгоритму:

1. Отправитель создает документ, подкрепляет его подписью. 
2. Файл отправляется по зашифрованному каналу. 
3. Получатель принимает документацию и заверяет подпись. 
4. Отправителю поступает письмо о подписании формы. 

Каждая сторона может отслеживать статус документа. Он обновляется на каждом этапе.

ЭДО с Wildberries: с какими операторами работает и другие нюансы

Самая популярная площадка дает возможность пользоваться ее услугами без подключения электронного документооборота. Продавать продукцию могут физические и юридические лица, а также ИП, которые работают без НДС. Всем остальным придется выбирать провайдера и настраивать ЭДО. 

Wildberries сотрудничает с "СКБ Контур" и "Тензор". Для подключения оператора необходимо воспользоваться личным кабинетом. Если вы хотите воспользоваться услугами другого провайдера, то придется настраивать роуминг. 

Чтобы подключить ЭДО в "Вайлдберриз", необходимо выполнить следующие действия:

• пройдите регистрацию в качестве продавца и заполните необходимые поля в профиле;
• примите оферту сервиса;
• получите электронную подпись для работы с документацией;
• выберите оператора и подпишите с ним договор;
• данные об ОЭД вносятся в личном кабинете.

Нужен ли ЭДО для Казань Экспресс

Это необходимое требование для обеспечения документооборота между продавцом и сервисом. Данная торговая площадка сотрудничает только с провайдером "Контур.Диадок". Подключение к нему может растянуться на срок от 10 минут до 2 дней. Когда связь с оператором будет настроена, останется только направить приглашение KazanExpress в системе ЭДО. Когда площадка примет его, останется только приступить к обмену электронными документами. 

Продавец уже подключен к услугам другого провайдера? В таком случае останется только настроить роуминг между ним и "Контур.Диадок". Интеграция может растянуться на срок до 10 дней. 

Документооборот с маркетплейсом Яндекс.Маркет

В данном случае можно обойтись без ЭДО, но усложнять себе жизнь не стоит. Площадка работает с 2 провайдерами: "Контур.Диадок" и СБИС от компании "Тензор". Следует учитывать, что роуминг с другими провайдерами не поддерживается. Для подключения ЭДО необходимо выполнить несколько действий. 

1. Для начала выберите одного из перечисленных операторов и подпишите с ним договор. 
2. Перейдите во вкладку "Бухгалтерия", а после нажмите на "Закрывающие документы". 
3. Подтвердите здесь, что вы действительно хотите подключиться к определенному оператору. 

В личном кабинете ЭДО появится приглашение от торговой площадки, которое необходимо принять. Взаимодействие здесь строится определенным образом. В течение 7 рабочих дней сервис маркетплейс отправляет клиенту закрывающую документацию по 2 договорам: о размещении и продвижении. 

Второй заполняет сам продавец, а площадка отправляет только шаблон. Также документ подписывается и возвращается обратно в Яндекс.Маркет.

ЭДО СберМегаМаркет

Для того, чтобы торговать не площадке, не нужно оформлять электронный документооборот. Через личный кабинет продавца возможно получать закрывающие документы. Не нужно отказывать себе в удобстве, настоятельно рекомендуется подключить ЭДО. 

Селлер имеет право отправлять в СберМегаМаркет бумажные документы. При этом, придется ежемесячно платить 1500 рублей. Плата взимается только в те месяцы, когда клиент что-либо продавал. 

Для того, чтобы избавиться от данной комиссии, необходимо подключить электронный документооборот. Сервис работает напрямую только с "Контур.Диадок". При этом, возможно настроить роуминг. Для этого необходимо воспользоваться простой инструкцией. 

Что можно сказать в заключении? Электронный документооборот обеспечивает максимальное удобство, он избавляет от бумажной рутины. Конечно, изначально его преимущества могут оказаться не слишком очевидными. По мере увеличения продаж вы обязательно отметите, что ЭДО дает преимущества, экономит время. Перед началом работы на маркетплейсе необходимо оформить электронную подпись. Конечно, на предварительном этапе у вас могут возникнуть сложности. Для их разрешения рекомендуется обращаться к опытным людям. Они расскажут, какие документы необходимо собрать, как получить ЭП.