Зачем рознице ЭДО в 2023 году

ЭДО — это электронный документооборот, предусматривающий возможность обмена документами в электронном виде. Такой процесс отличается от переписки по электронной почте тем, что каждый документ, переданный в рамках ЭДО, имеет такую же юридическую силу, как и бумажный.

Для работы с электронными документами необходимо иметь:

• электронную подпись — токен, который хранится на специальной флешке;
• ПК или онлайн-касса — на них нужно будет подписывать электронную документацию;
• договор с оператором ЭДО — провайдером, организующим обмен электронной документацией.

Посредством ЭДО можно передавать самые разные документы — договоры, накладные, акты, счета-фактуры, отчетность и т.д. Некоторые из них разрешается передавать только в рамках ЭДО, а потому для определенных видов розничной деятельности электронный документооборот обязателен.

Самое главное для подключения ЭДО — оформить электронную подпись в налоговой инспекции. Затем нужно будет выбрать оператора ЭДО, заключить с ним договор и приобрести необходимое оборудование (если его еще нет).

Преимущества ЭДО для розницы

При ведении розничной деятельности применение ЭДО предполагает несколько преимуществ.

Торговля маркированными товарами

При торговле товарами, подлежащими маркировке, обязательно нужно подключиться к ЭДО. В противном случае нельзя торговать. Сведения о перемещении таких товаров между компаниями требуется направлять в систему «Честный ЗНАК» через оператора ЭДО.

Соответственно, ЭДО нужно подключить, если производятся продажи обуви, одежды и текстиля, шин, туалетной воды, табака и электронных сигарет, фотоаппаратов, молочных товаров, упакованной воды.

Кроме того, с 01.04.2023 г. вводят маркировку пива в кегах, а с 01.10.2023 г. — пива в стеклянной и полимерной таре. Но при продаже этих товаров пока не нужно подключать ЭДО.

Автоматизация товарного учета

Через ЭДО можно получать различные документы, в т.ч. и накладные на товары — на любые, а не только маркированные. ЭДО дает возможность упростить товарный учет при розничной торговле.

Когда накладные поступают в бумажном виде, товарный учет приходится вести вручную. То есть поставщик привозит товар и выдает накладную, она затем вносится вручную в учетную систему. Когда товаров в накладной много, вполне можно допустить ошибки при внесении информации.

Когда накладные поступают в электронном виде, их обработка производится автоматически. Документ поступает в ЭДО, и учетная система сама подтягивает сведения из нее в информационную базу. При этом существенно упрощается первичный бухгалтерский учет.

Обработка электронных документов производится в несколько кликов, что существенно сокращает время проведения операции. Это особенно важно для розничных точек продаж с большим ассортиментом — экономия времени и более быстрый ввод товаров в оборот.

Подача отчетности

ЭДО можно использовать для сдачи разных видов отчетности:

• бухгалтерская — касается всей розницы, которая по законодательству обязана вести бухучет. При этом не важны система налогообложения и правовой статус субъекта. Компании должны сдавать бухотчетность в ИФНС до 31 марта и только в электронном виде; 
• налоговая — при штате сотрудников компании больше 100 чел. налоговые декларации нужно сдавать только в электронном виде (исключение — декларация по НДС всегда сдается электронно). Кроме того, когда в компании более 10 сотрудников, нужно электронно сдавать РСВ, 6-НДФЛ и персонифицированные сведения по физлицам; 
• социальная — компании, у которых больше 10 сотрудников, сдают отчетность в СФР только в электронном виде. Это касается всех разделов формы ЕФС-1.

Торговля прослеживаемыми товарами

В 2022 году информация о товарах, подлежащих прослеживанию, передавалась вместе с декларацией по НДС и отчетом об операциях с этими товарами.

В 2023 году правила изменились. Сейчас если в ассортименте присутствуют прослеживаемые товары, обязательно через ЭДО нужно выставлять и принимать счета-фактуры, а также проводить приемку товаров от контрагента. Затем уже оператор ЭДО будет передавать копии документов в ИФНС.

Этот момент касается продавцов, которые реализуют холодильники, стиральные машинки, мониторы, проекторы, детские коляски и автокресла и иные товары, подлежащие прослеживанию.

При неприменении ЭДО в данном случае предусматриваются штрафные санкции. Планируется принять поправки в КоАП, и тогда с 2024 года штрафы составят:

• 1-100 тыс. руб. — при непредставлении отчетных документов; 
• 200 руб.-100 тыс. руб. — при передаче счетов-фактур и накладных в бумажном виде.

Ведение кадровой документации

ТК РФ разрешает всем работодателям применять электронные документы по кадрам вместо бумажных. Предусмотрено использование кадрового ЭДО — специального функционала операторов ЭДО с утвержденными Минтрудом форматами документов и интеграцией с сервисом Роструда (документация поступает и в этот сервис дополнительно).

На данный момент кадровый ЭДО применяется добровольно. Разрешается вести в КЭДО практически все документы, но есть четыре исключения — эти документы нужно заполнять и хранить только в бумажном виде:

• трудовые книжки, когда сотрудник выбрал бумажный вариант ведения книжки; 
• акты о несчастном случае на производстве; 
• приказы об увольнении; 
• инструктажи и журналы по ОТ.

Преимущества кадрового ЭДО заключаются в экономии времени, автоматической обработке документов, их качественном хранении в облаке. Для подписи документов сотрудником необходимо только отправить ему электронный документ по ЭДО, и он подпишет его своей электронной подписью. Это особенно удобно, когда в компании есть удаленные сотрудники или же большой штат работников.

Экономия времени и денег

На обработку одного бумажного документа уходит достаточно много времени. Сначала работник обрабатывает входящую документацию, затем она передается по почте или курьером непосредственному получателю. При ЭДО обработка документов производится в минимальные сроки, а доставка — мгновенно.

При работе с бумажной документацией большой объем денег тратится на расходные материалы и доставку корреспонденции. При ЭДО средства тратятся на саму организацию электронного документооборота.

Обеспечение безопасности и контроля документов

Бумажную документацию легко подделать, тогда как электронную — невозможно. Не получится исправить информацию в электронных документах, что-то дописать или убрать. Электронная подпись шифрует документ в том виде, в котором его изначально подписали, и дальше сведения в нем нельзя изменить.

Кроме того, в ЭДО можно отслеживать текущий статус отправленных документов.

Как подключить ЭДО

Чтобы подключить ЭДО, нужно:

• выбрать подходящего оператора ЭДО; 
• заключить с ним договор; 
• оформить электронную подпись; 
• подготовить техническую базу для ЭДО; 
• оформить документацию на применение ЭДО в компании.