ФНС обратила внимание на кассовые чеки, в которых долгое время повторяются одни и те же e-mail или номера телефонов покупателей. Такие данные попадают в тег 1008 — реквизит «телефон или электронный адрес покупателя».
Если кассир не печатает бумажный чек, а вместо контакта покупателя указывает условный e-mail, телефон магазина или другой фиктивный контакт, это может считаться нарушением порядка применения ККТ.
Электронный чек запрещено оформлять “для галочки”. Покупатель должен действительно предоставить телефон или e-mail до расчета и получить чек по указанному контакту.
Информация от ФНС
ФНС указала, что внесение в тег 1008 заведомо недостоверных сведений, например одного и того же e-mail или телефона на протяжении длительного времени, а также невыдача бумажного чека являются нарушением.
Такие нарушения могут быть видны по фискальным данным, которые передаются через ОФД. Если в большом количестве чеков повторяется один и тот же контакт, это выглядит как признак формальной отправки электронных чеков вместо реальной передачи чека покупателю.
Когда нужен бумажный чек, а когда электронный
Продавец обязан передать покупателю кассовый чек.
Электронный чек можно отправить, если покупатель до расчета предоставил телефон или e-mail. В этом случае контакт должен принадлежать покупателю, а чек должен быть направлен именно туда.
Если покупатель не предоставил контактные данные, безопасный сценарий — выдать бумажный чек.
Нельзя использовать:
- общий e-mail магазина;
- телефон кассира или администратора;
- технический адрес;
- выдуманный e-mail;
- один и тот же контакт для разных покупателей.
Где чаще всего возникают ошибки
Проблема обычно появляется из-за настроек кассового ПО или привычек сотрудников.
Типовые ситуации:
- в кассе по умолчанию указан один e-mail;
- кассир не печатает чек, если покупатель его не просит;
- электронный чек оформляется без согласия и контакта покупателя;
- сайт или CRM передают в кассу некорректный e-mail;
- в 1С, кассовой программе и ОФД данные расходятся;
- сотрудники не понимают, когда электронный чек заменяет бумажный.
Одна неверная настройка может быстро стать массовым нарушением, особенно если у компании несколько касс или точек продаж.
Ответственность за нарушение
ФНС указывает, что подобные действия подпадают под нарушение порядка применения ККТ.
По ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ возможны:
- предупреждение;
- штраф для должностных лиц — от 1 500 до 3 000 рублей;
- штраф для юридических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей.
Размер штрафа кажется небольшим, но риск в другом: если ошибка массовая, она может повторяться в сотнях или тысячах чеков. Кроме того, проблема может указывать на неправильную работу кассового ПО, сайта, 1С или сотрудников.
Что проверить в точке продаж
Чтобы снизить риск претензий, стоит проверить не только кассу, но и всю цепочку формирования чека.
- какие данные попадают в тег 1008;
- нет ли массового повторения одного e-mail или телефона;
- печатается ли бумажный чек, если покупатель не дал контакт;
- отправляется ли электронный чек на реальный контакт покупателя;
- нет ли технического e-mail в настройках кассовой программы;
- корректно ли сайт, CRM или 1С передают контактные данные в кассу;
- как оформляются возвраты, предоплаты, доставка и интернет-заказы;
- знают ли кассиры, когда нужно печатать чек.
Особенно внимательно стоит проверить компании, которые активно используют электронные чеки, интернет-продажи, доставку, программы лояльности и интеграцию касс с 1С или CRM.