Проверка ФН

Фискальный накопитель – исключительно важный компонент контрольно-кассового оборудования. Он представляет собой устройство, предназначенное для шифрования и последующей передачи фискальной информации в налоговую службу. Естественно, техника данного типа должна соответствовать всем законодательным нормам, а также проходить периодическую проверку.

Необходимость таких проверок обусловлена спецификой устройства и его функциональным назначением: накопитель – это, по сути, основная память контрольно-кассового оборудования, в которой хранятся чеки по всем транзакциям. При этом объемы памяти ограничены – чем больше торговых операций совершается, тем скорее исчерпается ресурс накопителя. Поэтому нередки ситуации, когда память накопителя, рассчитанного на 36 месяцев, заканчивается за два года.

Вторая важная функция фискального накопителя – шифрование сохраненных кассовых чеков перед передачей в ФНС и создание специального проверочного кода для последующей расшифровки и аутентификации. Поэтому, от правильного функционирования ФН зависит сама возможность проверки фискальных документов.

Таким образом, без проверки фискальных накопителей не обойтись. Рассмотрим основные моменты данной процедуры.

Проверка фискального накопителя через сайт налоговой службы

Фискальный накопитель должен быть в обязательном порядке сертифицирован и зарегистрирован в органах налогового контроля. Если ФН прошел проверку и получил разрешение ФНС, это означает, что он полностью соответствует требованиям налоговой к высокому уровню защищенности финансовой информации, что является основой всей кассовой реформы. Проверку в ФНС проходят только те устройства, данные в которых принципиально не подлежат изменению, редактированию либо удалению с целью искажения фискальной информации. Еще одно важное требование – надежность микропроцессора, что обеспечивает возможность без сбоев и ошибок считать сформированный архив.

Поэтому, прежде чем приобрести устройство данного типа, следует свериться с реестром налоговой. Это можно сделать через официальный сайт ФНС, используя заводской номер устройства либо данные допуска к эксплуатации. На сайте налоговой службы можно как скачать актуальный реестр сертифицированных фискальных накопителей, так и воспользоваться специальным сервисом проверки изготовленных устройств.

Последовательность шагов проверки ФН по заводскому номеру на сайте налоговой:

• выбрать модель криптографического устройства из выпадающего списка;
• в соответствующее поле ввести заводской номер конкретного экземпляра ФН (его можно увидеть, например, в отпечатанном фискальном чеке, либо в технической документации к устройству);
• нажать кнопку «Проверить» и ознакомиться с результатом.

Это позволит увидеть текущий статус конкретного устройства: зарегистрировано оно в налоговых органах, или нет. Будет также указано, что модель фискального накопителя включена в реестр ФНС. Если же модель включена в реестр, но само устройство не зарегистрировано, это может быть чревато проблемами с налоговой. Добросовестные производители и продавцы контрольно-кассовой техники предлагают исключительно зарегистрированные экземпляры.

При этом существуют ситуации, когда необходима перерегистрация (каждое конкретное устройство может быть зарегистрировано не более 12 раз). В частности, это необходимо при смене оператора фискальной информации.

Как проверить ресурс фискального накопителя?

Как показывает практика, активная эксплуатация онлайн-касс компаниями, осуществляющими значительное число операций за день, приводит к тому, что память ФН переполняется за более короткий период, чем установленный срок эксплуатации (который может составлять 13, 15 либо 36 месяцев).

Для того чтобы избежать ситуации, когда память накопителя неожиданно переполнилась (что требует замены криптографического устройства), необходимо регулярно мониторить ресурс фискального накопителя. В кассовых аппаратах присутствует функция предупреждения оператора о необходимости замены накопителя в ближайшем будущем – в зависимости от установленного программного обеспечения кассы, обычно это происходит за месяц или даже за два до исчерпания ресурса фискального накопителя.

Оценить объем доступного ресурса криптографического устройства можно через функцию мониторинга в самой кассовой программе, либо через сайт разработчика софта (зайдя в личный кабинет, следует выбрать раздел «мониторинг касс»).

Чтобы оценить оставшийся ресурс, нужно нажать на кнопку «Прогнозный срок эксплуатации»: при этом карточка кассового аппарата заменится на карточку ФН и откроются данные о том, насколько использована память фискального накопителя. Для наглядности состояние памяти отражается в графическом виде: при помощи диаграмм и цветных индикаторов.

Оценка ресурса фискального накопителя строится, исходя из двух параметров: срок актуальности ключа шифрования и заполненность ячеек памяти. Исходя из этого, индикатор может приобретать следующие цвета:

• красный – ресурс близок к исчерпанию: память свободна менее чем на 20%, а срок действия криптоключа не превышает двух месяцев;
• желтый – ресурс исчерпан более чем наполовину: память заполнена на 60 – 80%, а оставшийся срок действия ключа шифрования составляет от 60 до 120 дней;
• зеленый – ресурс устройства далек до исчерпания: память ФН заполнена менее чем на 60%, а срок действия ключа шифрования превышает 4 месяца.

При этом индикатор работает по принципу «худшего параметра»: например, если срок действия ключа составляет 90 дней, а память заполнена на 85% - индикатор будет красным.

Более детализованную информацию можно получить, снова кликнув по карточке кассового аппарата или накопителя.

Проверка накопителя на соответствие нормативам ФНС, установленным для конкретного типа бизнеса

Выбор типа криптографического устройства регламентирован законодательно. Поэтому, прежде чем приобрести фискальный накопитель, необходимо ознакомиться с нормативами ФНС, поскольку он может просто не соответствовать им.

В частности, имеет значение используемая система налогообложения: ряд групп предпринимателей, согласно законодательству, должны использовать только накопители, рассчитанные на три года (36 месяцев). К ним относятся бизнесы, задействованные в сфере услуг, а также предприниматели на едином сельхозналоге, на патенте, на упрощенной системе налогообложения или на вмененке. Из этого правила есть исключения:

• торговля подакцизными товарами;
• работа в отдаленных и труднодоступных регионах РФ (автономная работа ККТ);
• платежные агенты либо субагенты;
• бизнесы с сезонным характером торговли;
• плательщики НДС, а также бизнесы, совмещающие основную и специальные системы налогообложения.

Бизнесы, входящие в перечисленные категории, в независимости от того, на какой системе налогообложения они работают и в какой сфере задействованы, могут использовать фискальные накопители любого типа (36, 15 либо 13 месяцев) на свое усмотрение. Нет ограничений касательно выбора типа накопителя и для бизнесов, не задействованных в сфере услуг и не находящихся на спецрежимах налогообложения.

Тем не менее, чаще выбираются устройства на 13 и 15 месяцев, особенно в сфере розничной торговли. Это обусловлено тем, что объем памяти для большинства устройств аналогичен (вне зависимости от установленного срока действия криптоключа). А производитель фискальных накопителей на 36 месяцев не указывает, на сколько хватит их ресурса для предприятий торговли (в любом случае, этот срок намного меньше трехлетнего периода).

Чем чревато отсутствие своевременных проверок фискальных накопителей?

В первую очередь – выходом устройства из строя, а это может повлечь за собой штрафные санкции. Если фискальные данные обрабатываются и фиксируются некорректно, по закону это аналогично ситуации использования неисправного кассового аппарата, что может стать основанием для привлечения к административной ответственности.

Для юридического лица это предполагает штраф в размере от 5 000 до 10 000 руб. Для физических лиц (индивидуальных предпринимателей либо ответственных должностных лиц) – штраф от 1 500 до 3 000 руб. Основанием для штрафных санкций служит осуществление коммерческой деятельностью с неисправной (либо работающей некорректно) контрольно-кассовой техникой, а также использование кассовых аппаратов (а также их компонентов), не соответствующих нормативным требованиям.

Кроме того, отсутствие своевременных проверок чревато выходом техники из строя, что влечет за собой дополнительные издержки, в том числе – вмененные (например, если из-за неисправности или переполнения накопителя приходится закрыть кассу и прекратить обслуживание клиентов).

Если работоспособность кассового аппарата удается восстановить в короткие сроки, недостающую информацию в накопитель допустимо внести через чеки коррекции. Если же работоспособность криптографического устройства утрачивается полностью или нарушается в значительной мере, необходимо будет не только его заменить, о и позаботиться о том, чтобы нефискализированная информация была изъята из памяти и передана в налоговую службу.

Таким образом, своевременная проверка фискальных накопителей позволяет избежать целого ряда проблем: от финансовых потерь в коммерческой деятельности до неприятностей с налоговой.