Как не допустить штрафов и блокировки по кассе: топ-7 ошибок и ограничений работы ККТ

Проблемы с контрольно-кассовой техникой могут быть абсолютно разными: в ОФД не уходят чеки, кассу «забанили» в ФНС или перестал отражаться статус регистрации. Что делать, если столкнулись с этими или другими ограничениями в работе ККТ?

Итак, давайте в подробностях разберемся, на что указывают статусы регистрации ККТ в личном кабинете оператора ОФД, что следует с этим делать и как не допускать нарушений кассовой дисциплины, а заодно и поймем, причем тут цвета светофора.

Федеральная налоговая служба в последнее время вела активную работу по оптимизации системы взаимодействия ведомства с налогоплательщиками. В результате этой активности произошло создание и внедрение в работу отдельной системы для мониторинга статуса регистрации ККТ.

Статусы отслеживает и фиксирует оператор фискальных данных при каждой операции, связанной с отправкой фискального документа, то есть кассового чека. При этом оператор получает информацию от ФНС, согласно которой может быть осуществлена приостановка или блокировка процесса приема и передачи фискальных данных с устройств, зарегистрированных некорректно.

В настоящий момент у многих пользователей ОФД, совершающих проверки статуса регистрации ККТ, выявляются какие-нибудь ошибки или какие-либо ограничения. Происходит это автоматически, при каждом открытии пользователем кассовой смены на подотчетном устройстве.

Информирование пользователей, чьи ККТ регистрировались в налоговой или в личном кабинете оператора, до недавнего времени происходило следующим образом:

• касса проходит проверку;
• касса зарегистрирована в налоговом органе;
• касса не прошла регистрацию.

В случае не прохождения регистрации необходимо было произвести сверку с регистрационной карточкой или перепроверить правильность своих действий при прохождении регистрационной процедуры. При этом выявление ошибки происходило по совершенно косвенным признакам. Но сейчас механизм изменен.

Запросы система отправляет в ФНС, и в большинстве своем ответ приходит положительный «ККТ зарегистрирована». И все же время от времени происходят другие ошибки, которые требуют устранения. О них и о статусах регистрации ККТ поговорим подробнее.

Статусы регистрации ККТ и самые распространенные ошибки

Снята ФНС

Данный статус сообщает о том, что кассу сняли с регистрации по инициативе налоговой. Пользователю нужно незамедлительно приостановить передачу фискальных данных с указанного устройства, после чего следует обратиться в ИФНС для получения разъяснений.

Снята с регистрации

Это означает, что касса была снята с регистрации в результате заявления самого пользователя. В таком случае требуется закрыть кассовую смену с завершением передачи данных с этого устройства и просмотреть, на какую смену и какое количество кассовых чеков было сформировано. Далее желательно добиться разъяснения по поводу того, действительно ли чеки получили некорректный статус и надо ли пробивать теперь на каждую фискальную позицию чек коррекции, или будет достаточно сформировать чек коррекции на общую сумму некорректных чеков.

РНМ + ФН

Данная информация свидетельствует о том, что указанной комбинации (РНМ + ФН) не существует в ФНС. Устранение ошибки происходит путем сверки регистрационных данных, указанных в карточке регистрации ККТ, выдаваемой ФНС, с теми данными, которые были занесены в личный кабинет ОФД.

Регистрация не завершена

В этом случае необходимо через рабочий интерфейс, задействованный при идентификации или перерегистрации ККТ, уточнить статус вашего заявления. Возможно, что требуются определенные уточнения или после присвоения регистрационного номера еще не завершен второй этап регистрации. О том, что необходимо исправить, будет также сообщено в комментариях от налоговой службы. Данная ошибка не является распространенной, но в некоторых случаях пользователи при замене фискальных накопителей на устройствах не завершают процедуру, забывая, что совершили перерегистрацию. В результате сформированные не зарегистрированной кассой чеки считаются некорректными, что является нарушением кассовой дисциплины.

ОФД не совпадает

Такая ошибка происходит тогда, когда указанный при регистрации ККТ оператор фискальных данных не совпадает с оператором, передающим данные. В такой ситуации требуется проверить в регистрационной форме данные оператора, которого указывали первоначально. Ошибка может быть связана и с перерегистрацией, произошедшей в результате замены оператора фискальных данных. В случае обнаружения ошибки или нахождения неточностей нужно провести перерегистрацию ввиду смены оператора, после чего информация об ошибке исчезнет.

ККТ без передачи в ОФД

Речь идет о кассах, не передающих фискальные данные в онлайн-режиме. Использование таких ККТ происходит в удаленных районах, где нет возможности установить стабильную связь.

ККТ зарегистрирована

Статус, который подтверждает, что ваше устройство в полном порядке.

В случае, если ваша деятельность связана со сбытом маркированной продукции, то касса должна обладать технической возможностью фиксировать и передавать коды маркировки через оператора фискальных данных в систему «Честный знак».

Что такое светодиодная индикация и как она действует?

Для удобного обращения с устройствами, статусы регистрации ККТ имеют дополнительную светодиодную подсветку. Три рабочих цвета имеют интуитивно считываемое значение, как в светофорах: зеленый, оранжевый, красный.

Зеленый цвет указывает на то, что передача и прием данных на кассе разрешены и не имеют ограничений.

Оранжевый цвет указывает на то, что ККТ зарегистрирована, работа с фискальными данными идет, однако имеются какие-то ограничения. При обращении к интерфейсу необходимо в кратчайшие сроки выяснить причину ограничений в работе. Это может быть не совпадение операторов фискальных данных или ошибки при регистрации.

Красный цвет указывает на то, что работа с фискальными данными запрещена. В этом случае оператор, получивший соответствующее уведомление от ФНС, в момент начала кассовой смены закроет прием данных с устройства: до разрешения проблемной ситуации чеки будут накапливаться в фискальном накопителе.

Что следует предпринять, если касса заблокирована или у неё есть ограничения в работе?

Статус регистрации необходимо контролировать и отслеживать постоянно. Даже если какое-то время кассой чеки не пробивались, ОФД автоматически уточнит статус регистрации устройства: для этого не требуется открывать кассовую смену (например, если это запасной или подмененный аппарат).

За помощью можно обратиться и в службу технической поддержки, специалисты которой дадут рекомендации по исправлению ошибок и устранению блокировки. В техподдержке сообщат о времени присвоения ограничительного статуса и проинформируют о событии, которое послужило поводом для блокирования или введения ограничений.

Надо ли направлять объяснительные в ФНС в случаях формирования чеков коррекции?

При любом нарушении кассовой дисциплины пользователю рекомендовано получать разъяснения со стороны налоговой по поводу причин формирования определенного чека коррекции. Это необходимо хотя бы потому, чтобы обезопасить себя от ситуации, при которой сотрудники ФНС сами начнут проверку и зафиксируют нарушение, которое повлечет за собой штрафные санкции.

Каждому пользователю ККТ необходимо помнить, что работа кассы с проблемами в регистрации, является административным нарушением. Пробитие чеков неправильно зарегистрированной ККТ может повлечь штрафы в размере до трех тысяч рублей для должностных лиц и до десяти тысяч рублей для юридических лиц.