Как грамотно заменить ЭКЛЗ? Точка зрения налоговой
Для легального применения контрольно-кассовой техники организации и индивидуальные предприниматели обязаны ее зарегистрировать в налоговом органе. Эта ККТ должна быть исправна, опломбирована в установленном порядке и обеспечивать надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов (фиксацию расчетных операций на контрольной ленте и в фискальной памяти).
Однако если фискальная память не меняется, электронная контрольная лента защищена (ЭКЛЗ) должна меняться по мере заполнения или ежегодно (по истечении 13 месяцев с момента установки). Также контрольная лента меняется в случае ее неисправности или перерегистрации кассового аппарата. Однако владелец ККМ не может самостоятельно заменить контрольную ленту – он должен известить налоговую инспекцию об этой операции и привлечь специалистов центра технического обслуживания (ЦТО).
Последнее, как оказалось, спорно. Как пояснили специалисты управления ФНС России по г. Москве в письме от 09.12.2010 г. N 17-15/129855, при представлении документов для замены ЭКЛЗ в налоговый орган присутствие специалиста ЦТО необязательно.
Если регистрация, перерегистрация и снятие с регистрации ККТ осуществляются в строгом соответствии с постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 г. N 470 и приказом Минфина России от 10.03.2009 г. N 19н, то положения, касающиеся использования ЭКЛЗ, регламентированы методическими указаниями по применению электронных контрольных лент защищенных в контрольно-кассовых машинах, утвержденными протоколом заседания Государственной межведомственной экспертной комиссии (ГМЭК) от 25.06.2002 г. N 4/69-2002.
Согласно последнему документу, установить, заменить и снять ЭКЛЗ с ККТ имеют право только центры технического обслуживания и генеральные поставщики. Согласно же письму УФНС, до принятия нормативных актов по данному вопросу налоговые органы г. Москвы руководствуются временным порядком замены и активизации электронной контрольной ленты защищенной.
В случае заполнения ЭКЛЗ более чем на 90%, а также по истечении 12 месяцев с начала ее эксплуатации пользователь уведомляет ЦТО об этом и направляет гарантийное письмо-заявку на установку и активизацию новой ЭКЛЗ.
Еще до проведения замены владелец кассового аппарата представляет в налоговую карточку регистрации ККТ, техническое заключение о причине замены ЭКЛЗ, выданное ЦТО, акт по форме N КМ-2 , заверенный печатью ЦТО (в трех экземплярах).
Для замены ЭКЛЗ необходимо:
- снять краткий отчет по закрытиям смен из ЭКЛЗ за период от активизации до последней закрытой смены и итоги текущей смены из ЭКЛЗ;
- провести закрытие архива в соответствии с эксплуатационной документацией генерального поставщика ККТ.
После процедуры в налоговую представляет технический паспорт ККТ с записью о замене ЭКЛЗ в графе «Особые отметки», дополнительный лист к паспорту с отметкой об активизации ЭКЛЗ с указанием регистрационного номера контрольной ленты и даты активизации, заверенный подписью исполнителя и печатью ЦТО, акт ввода в эксплуатацию ЭКЛЗ, а также акт по форме N КМ-2 (с указанием характера неисправности и показаниями счетчиков до и после замены).
ЦТО, проводивший технологическую процедуру, оформляет соответствующие документы и передает их пользователю для представления в налоговый орган. Снятые же ЭКЛЗ подлежат хранению у пользователей ККТ в течение пяти лет с момента снятия.