Что должен знать кассир при закрытии онлайн-кассы

Современные контрольно-кассовые аппараты отличаются возможностью обмена информацией с контролирующими органами. Эти данные хранятся на фискальных накопителях в ФНС. Сюда же входят отчёты о закрытии смены кассы, которые называются вечерними z-отчётами.

На основании этого отчёта формируется ПКО (приходный кассовый ордер). Затем он вносится в кассовую книгу организации. Кроме того, отчёт предупредит о скором заполнении памяти ФН (в нём будет стоять отметка, что она заполнена на 99%).

Ещё одной функцией z-отчёта является сверка данных между пользователем контрольно-кассового аппарата и контролирующими органами. Будут выявлены чеки, вовремя не переданные оператору фискальных данных. Информация об этом придёт к владельцу кассы.

Отчёт о закрытии кассы является важным звеном взаимодействия между владельцем ККТ и фискальными органами. Поэтому последние тщательно следят за исполнением всех правил проведения этой операции.

Порядок действий при закрытии смены на онлайн-кассе

Действующее законодательство, регламентирующее работу с контрольно-кассовым аппаратом, требует его закрытия в конце рабочего дня. Там же сказано, что максимальная продолжительность рабочей смены составляет 24 часа. По истечении этого срока касса должна быть закрыта. Эта обязанность ложится на владельца или сотрудника, работающего с аппаратом.

Точный порядок закрытия зависит от модели и разновидности онлайн-кассы. Однако общие моменты не слишком различаются:

• следует перейти в раздел аппарата «Закрытие кассы»;
• откроется меню, в котором нужно выбрать пункт «Закрыть смену»;
• после этого должен быть получен отчёт о закрытии смены, который подшивается к документации.

Если контрольно-кассовый аппарат кнопочного типа, алгоритм будет несколько отличаться и зависеть от модели. Далее приведён порядок действий на примере аппарата МЕРКУРИЙ 115Ф.

• Нужно, чтобы на индикаторе появилось сообщение «Отчёты ФН» Для этого необходимо несколько раз нажать кнопку «Режим» на включённом аппарате.
• Затем нажимается клавиша «Итог», после чего требуется ввести пароль администратора.
• На дисплее должно появиться сообщение «Закрытие смены». Отчёт будет сформирован после нажатия клавиши «Итог».

В норме z-отчёт должен появляться в автоматическом режиме. Но практика показывает, что такое происходит не всегда. Это вызвано длительным использованием техники или сбоями в программном обеспечении. В этом случае нужно напечатать отчёт вручную. Для этого следует перейти в раздел «Кассовые отчёты», и там выбрать нужный документ.

Во всех ли случаях следует закрывать смену на ККТ

Торговые точки могут иметь самый разный режим работы, в том числе беспрерывный. Дневная смена плавно переходит в ночную. Нужно ли закрывать контрольно-кассовый аппарат, если работа продолжается?

Закон даёт однозначный ответ, что в любом случае нужно. Максимальный срок рабочей смены онлайн-кассы не должен превышать 24 часа. Он не зависит от режима работы торговой точки. Если начало рабочей смены было утром, то касса должна быть закрыта утром следующего дня. При этом календарные сутки не имеют никакого значения.

Как поступить в случае, если кассир забыл закрыть смену на ККТ

На рабочем месте возможно возникновение ситуаций, при которых кассир забывает или не успевает закрыть смену. Что делать, чтобы избежать ответственности в этом случае.

Любые отклонения во времени при закрытии контрольно-кассового аппарата являются нарушением кассовой дисциплины. После оповещения от оператора фискальных данных, которое будет отправлено в автоматическом режиме, об инциденте узнают налоговые органы.

Несвоевременное закрытие смены ведёт к сбоям в программном обеспечении аппарата, его функциональные способности существенно ограничиваются. Кроме того, на чеках не проставляются требующиеся реквизиты, и они не уходят к налоговым органам.

Если кассир забыл закрыть смену, единственным способом избежать штрафных санкций будет отказ от использования аппарата. Следует временно прекратить торговлю. В противном случае владельцу торговой точки грозят серьёзные неприятности в виде крупного штрафа.

Если смена контрольно-кассового аппарата не была своевременно закрыта, следует предпринять следующие действия:

• нужно незамедлительно прекратить процесс выдачи чеков;
• отчёт должен быть сформирован при первой же возможности.

Если чеки уже пробиты, нужно уведомить о произошедшем налоговые органы. При этом следует указать обстоятельства инцидента. Это нужно сделать как можно быстрей, до получения оповещения от оператора фискальных данных.

Оценка произошедшего будет всецело зависеть от сотрудников налоговых органов. Если причины, приведшие к нарушению, покажутся им убедительными, они могут значительно смягчить наказание. Уважительными причинами считаются обстоятельства, связанные с какими-либо авариями или чрезвычайными ситуациями. Чтобы доводы были убедительней, следует представить соответствующие справки. Налоговые контролёры должны исключить злой умысел.

Какую ответственность за незакрытую смену ККТ понесёт компания

Законодательством предусмотрены существенные штрафы за любые нарушения порядка работы с контрольно-кассовым аппаратом. К ним относятся случаи несвоевременного закрытия смены. Это считается грубым нарушением кассовой дисциплины. Индивидуальный предприниматель может быть оштрафован на три тысячи рублей, а организация – на десять тысяч.

Это тот случай, когда размер санкций во многом зависит от самого нарушителя. Если в произошедшем виноваты обстоятельства, независящие от сотрудников компании, размер штрафов может быть значительно снижен. Индивидуальный предприниматель заплатит полторы тысячи рублей, а представители организации – пять тысяч. Для этого надо предоставить в налоговые органы объяснение о характере события, помешавшего вовремя закрыть смену в кассе. Будет полезно приложить подтверждающие это документы.

Официальная позиция ФНС по поводу несвоевременного закрытия смены на онлайн-кассе

Практика показывает, что такие нарушения нельзя назвать редкостью. Об этом свидетельствуют результаты проверок представителей налоговых органов. Ими отмечено, что в подавляющем большинстве случаев это простая невнимательность и несерьёзный подход к работе с кассовым оборудованием. Обратимся к официальной позиции налоговиков по этой проблеме.

Для примера на официальном сайте ведомства приведена следующая ситуация. В торговой точке, которой владеет индивидуальный предприниматель, за целую неделю не произошло ни одной продажи. При этом смена на онлайн-кассе оставалась открытой. Налоговики не увидели в этом злого умысла и освободили нарушителя от какого-либо взыскания. Это было обусловлено тем, что чеки на протяжении этой недели не пробивались.

Также на сайте размещено письмо, в котором указано, что не существует минимальной продолжительности рабочей смены:

• если не прошло 24 часа со времени открытия смены, закрыть её можно в любое время;
• не существует правил, запрещающих закрытие смены менее чем через 24 часа.

Обобщая сказанное, можно отметить, что значение имеет только время работы кассы в течение одной рабочей смены. При этом нет никакой привязки к времени суток или режиму работы торговой точки.