Что такое Z-отчет по кассе и как его сделать

С переходом на онлайн-кассы правила снятия Z-отчета поменялись. Сейчас данный документ не обнуляет данные, а отправка результатов дня идет в налоговый орган в автоматическом режиме. Рассмотрим, что представляет собой Z-отчет на новых кассах и как его сделать.

Что представляет собой зет-отчет

Z-отчет или отчет с гашением обязательно требуется снимать с кассы в конце каждой смены. Он включает в себя все совершенные операции и его нужно сформировать не позднее чем через сутки после начала работы. Такой отчет снимается даже если за смену не производились операции по кассе.

Готовый документ должен в обязательном порядке быть передан в ФНС, а в самом устройстве данные хранятся в течении 30 дней. Это позволяет сделать передачу даже если возникли перебои с интернетом. При этом, если налоговый орган не получил документ в течение месяца, фискальный накопитель будет заблокирован, и могут последовать штрафные санкции.

С 2017 года вся старая документация для ведения отчетности по кассовым операциям, такой как журнал кассира, не требуется к заполнению. Их вести теперь не обязательно, но необходимо ведение приходных и расходных ордеров. Также нужно вести кассовую книгу, которая может быть в следующих формах:

• электронной с предоставлением возможности получения бумажной копии;
• только на бумаге;
• только электронной.

Если отчетность ведется в бумажной форме, то все бланки необходимо пронумеровать и прошить. Согласно приказу федеральной налоговой службы, в Z-отчете должны содержаться следующие реквизиты:

• название юридического лица и ФИО руководителя;
• ИНН;
• ФИО и должность сотрудника, работающего с кассой;
• адрес регистрации предприятия;
• название и нумерация документа;
• общая сумма всех операций;
• число чеков;
• номер устройства;
• идентификатор ФН;
• время и номер смены.

Для ИП не обязательно указывать сумму выручки, однако некоторые модели кассовых машин имеют такую функцию. Уточнить это информацию можно в личном кабинете оператора фискальных данных, который вас обслуживает.

Процесс снятия Z-отчета

Снятие отчета с гашением является важной операцией, поэтому перед ее осуществлением нужно изучить инструкцию к ККТ. В зависимости от модели устройства порядок операций может меняться. Обычно это делается при помощи нажатия определенных кнопок.

Снятие происходит автоматически, при этом вручную снимать ничего не требуется. При снятии Z-отчета данные кассы обнуляются. Рассмотрим снятие Z-отчета на наиболее распространенных устройствах.

Эвотор является одним из наиболее современных устройств, отличающееся простотой установки и использования. Также он позволяет работать с системой ЕГАИС и способен формировать различные формы отчетности.

Согласно инструкции к аппарату, для снятия зет-отчета необходимо:

• выбрать в меню пункт «Кассовый отчет»;
• среди открывшихся пунктов нужно нажать на «Закрыть смену»;
• далее следует нажать «Распечатать отчет».

После этих действий будет открыто окно с нулевым счетом.

Также часто используется модель Меркурий 180Ф, для получения зет-отчета в которой необходимо проделать следующие шаги:

• нажимать «АН/РЕ» пока не отобразиться надпись: «Отчеты ФН»;
• затем выбрать «ИТ» и ввести пароль администратора (по умолчанию 22);
• в открывшемся меню выбрать пункт «Закрыть смену»;
• нажать кнопку «ИТ».

Для модели Пионер 114Ф нужно проделать следующее:

• открыть окно режимов и выбрать «Отчеты ККТ»;
• нажать «Ввод»;
• перейти на пункт «Закрытие смены»;
• два раза нажать «Ввод».

Если у вас другая модель, то следует выполнить действия, описанные в инструкции. Производители подробно описывают данный процесс и обычно не возникают сложности при его выполнении.

Различия Z-отчета на различных ККМ

Внешний вид отчетов мало чем отличается друг от друга, так как содержат установленные законодательством реквизиты. Однако несмотря на это различные устройства имеют небольшие различия в Z-отчете.

Касса меркурий выдает следующие реквизиты:

• заголовок;
• название организации или данные руководителя;
• вид и номер отчета;
• наличные средства;
• налоги;
• поле «Внесено»;
• поле «Выплаты»;
• поле «Возвраты»;
• остаток на начало смены.
• итог;
• количество чеков (учитываются как проведенные, так и аннулированные);
• дата;
• модель и номер устройства;
• ИНН;
• номер закрытия;
• КПК.

Также могут быть показаны скидки, надбавки и прочая информация.

Обязательные графы на всех аппаратах остаются такими же. Изменения касаются только дополнительных реквизитов. Так, на кассе «Орион» имеются следующие пункты:

• название организации или данные руководителя;
• название и номер отчета;
• налоги;
• зарегистрированные суммы;
• поле «Внесено»;
• поле «Выплаты»;
• поле «Возвраты»;
• количество данных, переданное оператору фискальных данных;
• общая сумма;
• не обнуляемые итоги;
• номер закрытия;
• модель и номер устройства;
• ИНН.

Несмотря на небольшие различия во внешнем виде документа, основные данные остаются неизменными. Именно поэтому можно использовать любое оборудование, которое работает в соответствии с установленными требованиями. Налоговые органы принимают любой отчет, не зависимо от указанных реквизитов.

Почему чек коррекции не указывается в отчете

Если была допущена ошибка при проведении расчётов на кассовом аппарате, делается чек коррекции. Основными причинами для его вывода служат:

• указание неверной суммы при осуществлении операции;
• расчеты без использования кассовой техники;
• сбой оборудования при проведении операции.

Формировать чек коррекции можно в любой день после обнаружения ошибки. Если нарушение было замечено сразу, то чек должен выйти до закрытия смены и снятия z-отчета.

Для формирования чека коррекции нужно:

• запустить настройки;
• зайти в пункт кассового обслуживания, а потом в дополнительные настройки;
• выбрать выполнение чека коррекции;
• ввести тип оплаты и сумму;
• выбрать вид коррекции и указать причину.

После проделанных операций должен быть составлен акт для налогового органа с обязательным указанием причины.

Данный чек не указывается отдельной строкой в отчете с гашением, а его сумма переносится в раздел выплат или возвратов. Поэтому сумма чека коррекции в любом случае будет учтена.

Если своевременно не сделали зет-отчет

Если вы забыли снять отчет вовремя, а сделали это только на следующий день, то налоговая может применить санкции. Ведь по документам выручка не будет своевременно оприходована.

Даже если налоговики не заметят ошибки, она может всплыть по другим причинам. Особенно часто это возникает при обслуживании юридических лиц, которые сдают чеки в бухгалтерию, и часто по этому поводу устраиваются проверки.

Если организация работает по УСН, то ситуация еще сложнее. Они должны показывать всю выручку в КУДИР по дате поступления. При сдаче отчета следующим днем, получится расхождение по дате.

Стоит отметить, что единичные случаи снятия зет-отчета следующим днем могут пройти не замечено. Иногда можно указать в объяснительной записке причину технических неполадок. Однако если это станет постоянным явлением, то организации не избежать наказания.

Чем грозит нарушение

Если в случае налоговой проверки были выявлены нарушения, связанные с датой сдачи отчетности, будут назначены достаточно крупные штрафы. Отсутствие z-отчета считается не предоставлением требуемой информации в уполномоченные органы. Такое нарушение является административным нарушением, за которое предусмотрены штрафы.

Административный кодекс предусматривает нарушение в размере до 500 руб. для должностных лиц. Для юридических сумма увеличивается в 10 раз. Если нарушение будет рассмотрено как неповиновение налоговому органу, то сумма может составлять до 2 000 руб.

Чтобы избежать санкций важно обучить персонал работе с кассовым оборудованием и своевременными сроками сдачи отчетности.