Какой фискальный накопитель купить для онлайн-кассы — подробное руководство

Три года назад, в соответствии с Федеральным Законом №24, все бизнесмены обязаны были сменить прежние морально устаревшие и не функциональные ККТ на новые онлайн кассы, способные выходить в интернет. В онлайн аппаратах имеется особое приспособление для хранения данных о каждой совершенной продаже – фискальный накопитель.

Также согласно ФЗ №54, предприниматели должны выбирать ФН, руководствуясь не стоимостью чипа, а регламентированными нормами. Обратное сопровождается наложением штрафа.

ФН – что это, и для чего требуется?

Чип, расположенный внутри ККМ, называется фискальным накопителем. Устройство способно:

• Запоминать данные обо всех продажах;
• Своевременно и автоматически направлять ОФД (оператор фискальных данных), выбранному организацией-пользователем, записанные сведения.

ОФД получает информацию, обрабатывает ее и направляет в ФНС РФ. Таким путем представители налоговых органов знают о том, сколько финансов движется через ККТ определенной компании.

В прежних вариантах контрольно-кассовых аппаратов за сведения о продажах ответственной была защищенная контрольная электронная лента (ЭКЛЗ). На ленте фиксировались суммы покупок. Ежегодно бизнесмены доставали ЭКЛЗ из оборудования и отвозили налоговикам для проверки.

В онлайн ККМ, как мы уже сказали, имеется фискальный накопитель. Он сохранять существенно большее количество данных (дополнительно перечень проданной продукции). Все сведения передаются в налоговую не вручную, а по средствам глобальной сети. Преимуществом является и то, что налоговики видят данные в режиме онлайн.

Важно: и у фискального накопителя, и у ЭКЛЗ имеется конкретный период действия. Для замены защищенной электронной ленты необходима помощь специалистов ЦТО. Выполнить замену ФН можно собственными силами.

Необходимость замены ФН на ЭКЛЗ связана также с тем, что последняя может запоминать только 4 Мб информации. Для крупных торговых точек это являлось огромной проблемой. Память переполнялась в минимальные сроки.

У ФН возможности для записывания сведений в 64 раза большие. Точных параметров памяти производители фискальных накопителей не предоставляют. Однако если разобрать чип, то можно увидеть внутренний модель на 256 Мб.

Для справки: ресурсов фискального накопителя достаточно в среднем на 240 000 чеков. Если вы будете выдавать менее 700 документов ежедневно, чипа хватит приблизительно на год.

Правильный выбор ФН с учетом своего вида бизнеса и системы налогообложения

Классификация ФН осуществляется по периоду действия. Модели рассчитаны:

1. На 36 мес. работы;
2. На 15 мес. использования.
3. На 13 мес. эксплуатации (вышел из оборота).

Чаще всего бизнесмен может самостоятельно решать, какому ФН отдать предпочтение.

Но сразу же выбирать 36-месячный фискальный накопитель, рассчитывая избавиться от проблем с его заменой на максимально продолжительный срок, не стоит. Покупка может оказаться нецелесообразной. Для примера, если вы владеете рестораном и реализуете крепкие спиртные напитки, то регламентированный период службы ФН в любом случае будет максимум 13 мес. Оставшиеся временные «запасы» останутся неиспользованными.

Не рекомендуется покупать ФН на 36 мес. в следующих случаях:

• При выдаче от 200 чеков каждый день. У чипа ограниченное количество памяти (около 250 тыс. чеков). При таких продажах нужно выбрать модель на 15 или 13 мес.;
• При автономном использовании ККМ (предприятие не отправляет фискальные документы в ФНС РФ). Напоминаем, что автономный режим работы онлайн кассы возможен только в том случае, если бизнес ведется в отдаленной местности, и доступа к качественному интернету нет. Рекомендуемый вариант фискального накопителя - на 15 или 13 мес.;
• При реализации технических рабочих жидкостей, сигарет, спиртных напитков и прочей подакцизной продукции. Лучший выбор ФН – модель на 13 мес.

Есть определенные типы деятельности, в случае с которыми установка любого ФН по своему усмотрению, запрещена.

Работа с фискальным накопителем на 36 мес. обязательна в том случае, если вы индивидуальный предприниматель или юридическое лицо на системе:

• УСН;
• ПСН;
• ЕСХН;
• ЕНВД.

Вы можете работать с чипом на 15 мес., если:

• Ваша деятельность носит сезонный характер;
• Вы – платежный агент или субагент (Указ Правительства России №70 от 25 января 2017 года);
• Вы совмещаете свой налоговый режим и общим режимом налогообложения (ОСН);
• Профессиональная деятельность осуществляется в глухих местностях и на отдаленных от сетей интернета территориях. ККМ не имеет возможности отправлять информацию Оператору;
• Вы заняты продажей технических рабочих жидкостей, сигарет, спиртных напитков и прочей подакцизной продукции (Указ Правительства России №70 от 25 января 2017 года).

Перед приобретением ФН на 36 мес. или 15 мес. изучите техпаспорт устройства. Чип на 3 года в некоторых случаях может использоваться только немногим более 12 мес. (например, в баре, торгующем алкоголем и сигаретами).

Критерии выбора модели ФН

Под моделью в случае с фискальными накопителями подразумеваются цифры маркировки «1» или «1.1». Разница состоит в том, с какими форматами чеков смогут работать устройства.

Для справки: ФФД или формат фискальной документации «1», «1.05» или «1.1» - тип чеков, с которыми работает ККМ и ФНС.

Существует три формата документов – мы указали их выше. Чем больше величина цифры после «.», тем большее количество реквизитов будет присутствовать в чеке. Для примера, в фискальном документе вида «1» нет «признака прихода расчета». В чеке формата «1.1» этот параметр будет значиться обязательно.

Фискальные накопители модели «1» могут работать с форматами «1» и «1.05». Варианты ФН «1.1» могут работать с форматами «1», «1.05» и «1.1»

Первоначально онлайн кассы работали с документами вида «1», однако ФНС сейчас отходит от них. С прошлого года все бизнесмены должны были перейти на формат фискальных документов выше «1.05», установив новые ФН, обновив систему учета товаров и прошивку ККТ.

Перед тем, как приобрести фискальный накопитель, обратитесь за консультацией к компании-изготовителю своей онлайн кассы или в Центр Техобслуживания ККМ. Узнайте о необходимости обновления прошивки.

Список разрешенных налоговой ФН

В любую кассовую технику можно устанавливать лишь те ФН, которые занесены в специальный список Федеральной Налоговой Службы РФ (сегодня там присутствует 18 вариантов чипов). Обратное будет прямым нарушением законодательства.

Ознакомиться со списком можно, перейдя на официальный сайт ФНС РФ. Делать это перед выбором накопителя рекомендуется обязательно.

Вариант ФН, который НЕ может быть применен бизнесменами и юридическими лицами - МГМ-ФН-1. Это тестовый многоразовый чип, не способный отправлять данные налоговикам или подписывать фискальные документы. Устройства нет в списке ФНС, с ним работают изготовителя ККМ и разработчики специализированного софта для настройки программ и тестирования касс.

Стоимость ФН

Стоимость чипов определяется с учетом их периода действия.

Примерные расценки на ФН:

• Модель на 36 мес. – примерно 12 тыс. рублей;
• Вариант на 15 мес. – около 8 тыс. рублей;

Но еще раз напомним, что при выборе необходимо ориентироваться не на цены. А на требования закона в отношении вашего бизнеса и системы налогообложения.

Использование ФН с нарушениями – санкции

Если предприятие или индивидуальный предприниматель станут использовать фискальный накопитель с неподходящим сроком действия, то:

• ИП получит предупреждение или штраф на сумму 1,5-3 тыс. рублей;
• Организация получит предупреждение или штраф на сумму 5-10 тыс. рублей.

Нарушение может быть не связано со сроком действия ФН. Так, если по какой-то причине предприятие или бизнесмен не станут передавать в ФНС информацию о движении денег, то:

• Юридическое лицо столкнется со штрафом на сумму до 30 тыс. рублей. Также речь может идти о временной приостановке работы на период до 2-х лет;
• Физическое лицо получит штраф до 10 тыс. рублей. Его деятельность может быть временно остановлена на срок до 3-х месяцев.

Чтобы узнать больше актуальной информации о санкциях, накладываемых за неверное обращение или отказ от использования ФН, ознакомьтесь с ч. 6, 4,3 и 2 статьи №14.5 КоАП РФ.

Юридические и физические лица, работающие на специальном режиме или оказывающие услуги населению, по закону должны выбирать фискальный накопитель на 36 мес. За использование варианта на 13 мес., предусматриваются санкции (штраф или предупреждение).

Однако весной 2017 года на сайте ФНС появилось письмо, данными которого можно воспользоваться в собственных целях – ИП и предприятия, чья деятельность носит сезонный характер, не обязаны работать с ФН на 36 мес. Хитрость состоит в том, что точного определения «сезонности» не дается. Пользователи специальным режимом могут официально утвердить в организации сезонный характер работы и избежать наказания.

Обратите внимание: предупреждением ИП и предприятия могут отделаться только в том случае, если:

• Нарушение первое (данные будут проверены налоговиками по собственной базе);
• Нарушитель – представитель среднего или малого бизнеса.

На крупные организации денежный штраф будет наложен в любом случае. Даже если нарушений раньше не было.