Аудит склада и как провести аудиторскую проверку склада правильно
Обнаружение проблем в работе склада сродни диагностике болезни: чем раньше выявлено заболевание, тем более экономичным будет лечение. В данной статье рассматривается значение аудита склада, подробно описывается, как, что и когда следует проводить для достижения оптимальных результатов.
Терминалы сбора данных для слада
Ознакомьтесь с полным списком моделей незаменимого помощника на складе
Для чего проводится аудит работы склада
Аудит склада позволяет выявить недостатки на всех уровнях, одновременно анализируя управленческие и организационные ресурсы, которые могут использоваться недостаточно эффективно. В ходе аудита решаются проблемы перегруженности склада, увеличения затрат, длинных очередей, ручного труда и неравномерного распределения рабочего времени персонала. Проведенный беспристрастно, аудит выявляет точные места сбоев и дает представление о том, как их устранить.
Повышение эффективности
Своевременное проведение аудита позволяет повысить производительность труда, выявляя области, в которых можно автоматизировать или передать на аутсорсинг те или иные задачи. Такая оптимизация распространяется на изменение планировки помещений, подходов к хранению и методов обработки заказов. Несмотря на то, что аудит требует внимания и знаний, его результаты приводят к повышению эффективности систем, минимизации затрат и увеличению доходов.
Оптимизация управления запасами
Контрольные списки внутреннего аудита включают правила обращения с товарно-материальными ценностями. Изменение структуры хранения позволяет создать многоуровневую цепочку поставок, снизить риски недопоставки, сократить время доставки, повысить маневренность, сэкономить на издержках, сгруппировать сезонные запасы и облегчить возврат. От такой оптимизации выигрывает не только складское хозяйство, но и оптовая и розничная торговля.
Повышение безопасности на складе
Хорошо организованный логистический процесс позволяет предотвратить травматизм на рабочем месте. Аудит выявляет потенциальные источники травматизма, что позволяет разработать нормативную документацию и правила техники безопасности. Внедрение такой политики повышает качество труда и снижает уровень профессиональной опасности.
Выявление возможностей для экономии затрат
Хорошо организованная цепочка поставок становится конкурентным преимуществом, влияющим на стоимость товаров и услуг. Даже небольшое повышение эффективности влияет на цены, позволяя предпринимателям предлагать более выгодные прайс-листы и повышать рентабельность. Финансовая проверка с привлечением специалиста с бухгалтерскими и экономическими навыками позволяет выявить точки роста и предложить положительные решения.
Оптимизация обработки заказов
Логистический аудит приводит к улучшению процессов обслуживания клиентов за счет выявления и устранения участков с потерями времени. В результате сокращается время ожидания клиентов, устраняется пересортица, снижаются операционные расходы, что делает доставку дешевле, качественнее и быстрее.
Поддержание конкурентоспособности
Повышение эффективности, оптимизация управления ресурсами, повышение безопасности и решение проблем роста выгодно отличают организацию от конкурентов. Снижение затрат приводит к снижению цен и проведению новых рекламных кампаний, что делает предприятие конкурентоспособным и расширяет его присутствие на рынке.
Виды аудитов склада
Базовый аудит склада
Начав с фундаментального анализа, мы переходим к более сложным аспектам расширенного аудита склада. Первоначально стоит обратить внимание на несколько ключевых параметров.
Топология склада
Топология склада подразумевает разделение складской территории на зоны в зависимости от процессов, типов обработки грузов и предполагаемой нагрузки. Наличие и соблюдение разработанной топологии склада является основой для всех складских процессов. Очень важно, что она позволяет прогнозировать потенциальные "узкие места" при максимальной загрузке, часто возникающие в таких зонах, как ворота склада или зона приемки/отгрузки.
Складские бизнес-процессы
В ходе аудита проводится тщательная проверка складских бизнес-процессов и сравнение их с текущей практикой. Выявляются отклонения от предписанных процессов с учетом их значимости. Бизнес-процессы могут меняться с течением времени, и аудит направлен на выявление корректировок, необходимых для повышения эффективности. Хорошо организованная работа с четко прописанными процессами оказывается более эффективной, чем реактивные, кризисные подходы.
Аудит логистики
Работа склада
Анализ установленных норм для каждой операции и сотрудника, сравнение их с текущими данными, выявление причин низкой производительности.
WMS склада
Оценка соответствия системы складского учета установленным процессам, ИТ-поддержка, реакция на пиковые нагрузки, знакомство с пользователями, возможности оптимизации, учет ручного труда для неучтенных процессов.
Компетентность руководства и мотивация персонала
Человеческие ресурсы, особенно компетентное и мотивированное руководство склада, являются жизненно важными компонентами успешной работы склада. В ходе аудита проверяется эффективность работы руководства и наличие системы мотивации сотрудников, как правило, основанной на ключевых показателях эффективности (KPI).
Расширенный аудит склада
Хотя базовый и расширенный аудит склада являются субъективными понятиями, в данном разделе рассматриваются более комплексные элементы.
Автоматизация склада
- Программное обеспечение для автоматизации склада
- Оборудование для автоматизации склада
- Услуги по настройке и сопровождению
Дополнительные компоненты аудита склада
ABC-анализ
Товары делятся на категории A (высокоприоритетные), B (средние) и C (низкие) в зависимости от оборачиваемости, что влияет на ассортимент и политику управления запасами. Поставщики и клиенты также могут подвергаться ABC-анализу для оптимизации входящих и исходящих потоков.
Аудит документооборота
Оценка документооборота для предотвращения потери информации и расхождений между фактическими событиями и данными бухгалтерского учета. Внедрение KPI для сотрудников, непосредственно занимающихся документооборотом.
Анализ анкет сотрудников
Составление анкет для сотрудников склада с целью выявления тенденций и включения их в программы изменений для постоянного совершенствования.
Анализ неликвида
Изучение возвратов, брака, боя и списаний с выделением ответственных за работу с этими аспектами в складских бизнес-процессах. Решение проблемы некомплектных запасов, которые приводят к прямым потерям и занимают ценные складские площади.
Анализ заказов
Оценка того, как склад получает и обрабатывает информацию от внутренних сотрудников, поставщиков и клиентов, выявление и разрешение споров и недоразумений.
Анализ технического состояния склада
Привлечение специалистов для оценки оборудования склада, состояния помещений, освещения, пожарной и трудовой безопасности, а также оценки прилегающих территорий и зон доступа. Такой комплексный анализ требует привлечения специальных специалистов.
Таким образом, сочетание базового и расширенного аудита склада обеспечивает комплексный подход к оптимизации складской деятельности и обеспечению ее стабильной эффективности.
Финансовая составляющая аудита склада
Проведение аудита складской логистики предполагает не только тщательную проверку технических процессов, но и углубление в экономические аспекты. При этом анализируются:
- Стоимость предоставляемых услуг
- Бюджет и организованность закупок
- Штатное расписание и потребность в кадрах
- Результаты ИНВ-19
Специалистам требуются различные документы, отражающие эффективность деятельности компании за определенные периоды времени. Сравнение этих значений с эталонными показателями крайне важно для выявления проблемных областей и устранения типичных превышений.
Инструменты аудита
Набор инструментов аудитора зависит от специфики деятельности компании. При проведении базовых аудитов могут не требоваться такие инструменты, как фотофиксация, анкетирование или программное обеспечение для работы с цифровыми документами. Однако в других случаях могут потребоваться комплексные инструменты, такие как системы анализа состояния оборудования и профессиональные бухгалтерские программы. Каждый случай уникален и требует индивидуального подхода, основанного на целях и задачах организации.
Результаты аудита склада
Аудит склада - это независимая экспертиза всех аспектов работы склада как важнейшего звена бизнес-цепочки. Результаты включают в себя:
- Выявление причин сбоев и недостатков
- Независимая оценка складских процессов
- Комплексные меры по восстановлению работы склада
- Перспективные модели повышения эффективности работы склада.
По третьему и четвертому пунктам аудитор должен понимать не только внутренние складские процессы, но и более широкие бизнес-процессы организации. Иногда возникают проблемы, когда арендованные помещения не соответствуют необходимым складским процессам, препятствуя нормальному течению складских операций, несмотря на правильный расчет площади.
Заключение
Грамотно проведенный аудит склада дает положительный эффект, охватывающий все затраты. Его цель - не только выявить проблемы, но и предложить решения, основанные на тщательном анализе и расчетах. Склад, как элемент структуры бизнеса, должен способствовать повышению рентабельности. Если это не так, то можно рассмотреть такие альтернативы, как аутсорсинг. Но и в этом случае владение инструментами для проведения базового аудита склада логистического провайдера может оказаться полезным.