Как оформить возврат по онлайн-кассе — чек «возврат прихода»

С февраля 2017 года субъекты хозяйственной деятельности имеют право поставить на учет в налоговых органах исключительно контрольно-кассовую технику с фискальным накопителем. В работе онлайн-касс нового образца есть несколько особенностей, включая и проведение возврата. Выплата в обязательном порядке должна сопровождаться оформлением кассового чека. Пошаговый алгоритм возврата и список необходимых документов будут представлены в статье.

В каких случаях следует делать возврат товара по онлайн-кассе

Порядок оформления возврата по онлайн-кассам зависит от установленной модели, ее функциональных возможностей, версии прошивки и программного обеспечения. Клиенту вручается чек с признаком расчета «возврат прихода».

Оснований для оформления фискального документа несколько. Клиент имеет право вернуть или обменять товар в установленные сроки согласно закону о защите прав потребителя. К примеру, кассир выдал чек при продаже брюк 01.03. На следующий день, 02.03, покупатель вернул товар, аргументируя свое решение неподходящим оттенком. Кассир в таком случае проверят целостность одежды, принимает ее обратно и формирует чек на возврат прихода.

Еще одна ситуация, когда потребуется отмена продажи – кассир допустил ошибку или пробил не тот товар. К примеру, на кассе обнаружили, что пара обуви не 36, а 37 размера. Для аннулирования операции необходимо пробить чек на возврат прихода. После чего оформляется правильный документ.

Но для фискальной службы одного чека недостаточно. Далее будет рассмотрена пошаговая процедура возврата.

Алгоритм оформления возврата на онлайн-кассе

Если покупатель хочет вернуть товар, предусмотрена следующая последовательность действий. Кассиру необходимо принять заявление от клиента, который составляется в произвольной форме. Но в бланке должны быть следующие реквизиты:

• личные данные клиента;
• основание для возврата – брак продукции, несоответствие размера или оттенка;
• цена товара;
• подпись и дата.

Сотрудник должен проверить правильность паспортных данных и реквизитов. Желательно заранее подготовить типовой бланк, это позволит исключить ошибки при заполнении. Если клиент не сохранил чек, должна быть соответствующая отметка об утрате фискального документа.

Без заявления клиента невозможна фиксация возврата товара по контрольно-кассовой технике в фискальной службе. Это может быть расценено как попытка уклонения субъектом хозяйственной деятельности от налоговых обязательств.

На следующем этапе кассиру необходимо оформить накладную. Стандартная форма документа не предусмотрена, компания может составить бланк по своему усмотрению. Один экземпляр передается клиенту, другой – остается у сотрудника. На каждом из них должна быть подпись покупателя.

Чек на возврат пробивается на контрольно-кассовой технике. В документ вносятся стандартные реквизиты, включая название позиции товара, адрес торговой точки. Но есть одно отличие. Указывается признак расчета «возврат прихода», а не «расход» или «приход». Только после выполнения всех перечисленных процедур клиенту возвращаются деньги за товар. Оформление процедуры не зависит от даты обращения клиента. 

Что делать, если кассир допустил ошибку

Если сотрудник компании обнаружил неточность при покупателе, заявление от клиента не понадобится. Кассиру достаточно пробить чек возврата прихода и сформировать правильный фискальный документ.

Но в этом случае должно быть составлено объяснение для налоговой инспекции. Сотрудник должен написать служебную записку с указанием неправильного чека и перечнем новых документов. В фискальную службу передают записку и приложения – неправильно оформленный чек, документ на возврат прихода.

Излишек по кассе в конце смены

Причин выявления расхождения может быть несколько:

• кассир не пробил чек при продаже товара;
• сумма в чеке отличается от фактической оплаты;
• оформлен возврат средств вместо чека коррекции.

Если в конце смены средств в кассе больше, чем должно быть, возврат прихода не используется. Кассир должен оформить чек коррекции и составить объяснительную или акт об обнаружении излишка.

Пути решения проблемных ситуаций с возвратом средств по контрольно-кассовой технике

Если клиент захочет вернуть часть покупок, алгоритм действий должен быть следующим:

• покупателю необходимо составить заявление;
• оформляется накладная на указанную часть товара;
• подводится итог общей стоимости позиций;
• сотрудник выбивает чек возврата прихода по контрольно-кассовой технике.

Если клиент обратился не в день покупки, и при этом в кассе нет достаточной суммы, сотрудник не обязан сразу отдавать деньги. В нормативно-правовом акте о защите прав потребителей указано, что предприятию дается десять дней на оформление возврата. Если по истечении указанного срока в кассе не хватает средств, деньги могут быть взяты в долг, из общей кассы субъекта хозяйственной деятельности или сняты с расчетного счета.

В ситуации, когда товар покупателю передала служба доставки, а чек оформил курьер, операция не отражается по онлайн-кассе у продавца. Так как деньги поступили на счет от курьерской службы. Если клиент впоследствии оформит возврат товара:

• должен быть сформирован и выдан фискальный чек организацией, которая возвращает деньги;
• продавец пробивает чек с признаком «возврата прихода».

Такой алгоритм действий объясняется тем, что выдача наличных средств клиенту относится к расчетам, в момент которых обязательно должен быть оформлен чек по онлайн-кассе.

аЕсли сразу после закрытия смены на контрольно-кассовой технике и сдачи выручки старшему кассиру покупатель обратился с отказом от товара, необходимо выполнить следующие мероприятия:

• открыть новую смену на онлайн-кассе;
• внести деньги в ящик;
• сформировать документ с признаком «возврат прихода»;
• закрыть кассовую смену.

Как вариант, покупатель может обратиться за деньгами в другой день, в пределах выше указанного срока.

В Федеральном законе №54 нет исключений для выдачи кассовых чеков с признаком расчета «возврат прихода». Включая ситуации, когда сумма, полученная с начала смены по онлайн-кассе, меньше за ту, которую необходимо вернуть покупателю.

Неправильное оформление возврата чревато начислением санкций. За несоблюдение порядка работы с наличными предусмотрена административная ответственность для должностных лиц от 4 до 5 тысяч рублей. Организациям начисляется штраф в размере сорок-пятьдесят тысяч рублей.