Что такое пересортица и как ее оформить при инвентаризации
Все торговые точки, реализующие более чем пару наименований товаров, периодически неизменно сталкиваются с процедурой пересортицы продукции. Рассмотрим на конкретных примерах в подробностях, что такое пересортица, причины ее возникновения и каков порядок действий при ее выявлении.
Пересортица, что это такое
Обычно проблема пересортицы возникает в процессе ревизии склада. При пересчете товарных позиций кладовщик обнаруживает, что количество одного из наименований товаров меньше на единицу. При обычной ситуации составляется акт о недостаче. Однако если одновременно выясняется, что другого, схожего по большинству признаков, ровно на такое же количество больше, и возникает пересорт.
Зачастую подобное возникает из-за невнимательности сотрудников, занимавшихся приемом продукции или сырья. Работник не отслеживает номенклатуру, не учитывает разницу по внешнему виду, цвету или вкусу, а принимает продукцию только по количеству упаковок. При этом, если поставщик изначально ошибся при отгрузке, его сотрудники в свою очередь, также не отследили разницы между фактически отправляемым товаром и отгрузочным листом, загружается один сорт или вид продукции вместо другого.
Пересортица в организации, отгружающей товар, применяется коробочная поставка, пересортицей может быть только полная единица отгрузки: палет, ящик или коробка. Если упаковка содержит десять единиц продукции, то половина из них не могут быть другого вида. Запечатанная на заводе изготовителе упаковка не может содержать несколько товаров различного наименования.
Нормативная база для пересортицы
Понятие пересорта отдельно не включено в законодательные акты и его объяснений не создано. Поэтому пересортицей называют ситуацию, возникающую при инвентаризации в момент обнаружения разницы между находящимися на складе разными сортами одного наименования.
Однако стоит заметить, что термин «наименование товара» не находит отражения в нормативной документации и базах. Поэтому и такое название имеет свободную трактовку.
Но так как понятие пересорта широко применялось еще в Советском Союзе, оно общеизвестно. В результате законодателями не было внесено никаких корректив. В настоящее время действует три акта, которые регулируют пересортицу:
- составленное в 2010 году письмо управления Федеральной Налоговой Службы № 16-15/016379. Этот документ дает определение факту пересортицы и указывает причины ее возникновения;
- 49-й приказ Министерства Финансов от 13.07.1995 г. определяет порядок проверки товара, который и становится причиной выявления пересортицы;
- еще один приказ этого министерства - №34 от 29.06.1998 г. определяет отражение пересорта в бухгалтерских документах.
Причины возникновения пересортицы
Есть несколько причин, по которым появляется пересортица:
- отсутствует точно определенная процедура приемки товара;
- лица, принимающие продукцию, не несут ответственности за совершенные ошибки;
- нарушается процедура приема товара, его хранения или выдачи;
- на предприятии неправильно ведется документооборот;
- наблюдаются сбои работе оборудования;
- неправильно ведется контроль за динамикой товаров;
- нарушается маркировка продукции;
- халатность сотрудников предприятия.
Частота возникновения пересортицы товара
То, насколько часто предприятие сталкивается с пересортом, во многом зависит от качества работы поставщиков или приемщиков. Ошибка, допущенная грузчиками завхозом, кладовщиком или другим персоналом, имеющим отношение к погрузке, приемке или разгрузке, заканчивается тем, что товар перепутывается и вместо одного из его наименований появляется другой. В результате возникает излишек одного наименования и недостача другого.
Чем заканчивается пересортица
Обнаружение пересорта на предприятии становится причиной разбирательства и выяснения причин ее появления. Разница между товарами может быть не только в наименовании, но и в цене. В результате предприятие может оказаться в минусе или, наоборот, в плюсе.
После выявления факта пересортицы создается соответствующий акт, под которым ставят свои подписи все виновные и руководитель организации. Руководство самостоятельно определяет степень последствий для работников. Оформленный акт направляется в бухгалтерию, а сотрудники могут быть наказаны вычетом недостающих средств из заработной платы.
Автоматизация склада - избавление от пересортицы
Наши специалисты имеют многолетний опыт по автоматизации склада. Свяжитесь с нами, и мы произведем предварительный расчёт стоимости, или ознакомьтесь с типовым готовым решением
Меры предотвращения возникновения пересортицы
Так как это одна из часто встречающихся ошибок учета. Для ее выявления требуется проведение инвентаризации, а предотвратить пересорт можно усилением вниманием ответственных сотрудников. Кроме человеческого фактора виной возникновения пересорта становится и ошибка терминала, допущенная в момент приемки товара.
Как бороться с пересортицей:
- следить за состоянием оборудования, работающего на складе, обновлять его и улучшать;
- отслеживать качество работы персонала, наказывать за ошибки и безответственное отношение к выполнению возложенных обязанностей;
- правильно организовывать операции, связанные с отгрузкой, доставкой, разгрузкой и приемом товара;
- максимально автоматизировать процедуры;
- контролировать приход продукции.
Для того, чтобы не возникали ситуации с перепутыванием товарных позиций, необходима правильная организация процессов, управления остатками, строгое отслеживание перемещения продукции, своевременное техническое оснащение склада оборудованием.
Один из действенных способов – использование систем мобильной обработки информации. Всему персоналу, в обязанности которого входит работа с приемкой или отгрузкой товара, выдаются небольшие переносные компьютеры, оснащенные считывающими устройствами.
Подобный мобильный терминал не боится влаги и пыли, выдерживает падения и небольшие удары. У них налажена связь с базой склада со всей территории помещения. Сотрудник имеет возможность отследить нахождение товара, проверит его остатки и выяснить, где расположены другие сорта того же наименования.
Необходимое оборудование для борьбы с пересортицей
2) Беспроводной сканер штрих-кода
4) Настройка оборудования и обучение персонала
Как правильно оформлять пересортицу при инвентаризации
Первым действием создается предложение о проведении взаимозачета. Его составляет руководитель ревизионной комиссии на имя владельца или руководителя предприятия. В предложении описывается проводимое предприятие и проставляется его дата, вписываются данные о обнаруженных несоответствиях, цена отдельного изделия и общая сумма, код товара по ОКП.
Кроме того, в предложение вносится информация, полученная из объяснительной, составленной сотрудником. Отвечающим за ценности и складское помещение. Если в этом есть необходимость, прописываются подробности, сообщенные технологом: есть ли возможность совершение обмена по программе, какие товары перепутаны и являются ли они взаимоисключаемыми.
Если руководство предприятия согласно с написанным в документе, он его подписывает. После этого составляется приказ о взаимозачете. В приказе кратко указывается результат ревизии, товары, которые не совпали с данными накладных и подробности о деталях. Кратко описываются причины, вызвавшие ситуацию и составляется заключение технолога, если в компании есть такая должность.
В конце документа руководитель делает запись для бухгалтерии с заданиями, которые необходимо выполнить: высчитать убытки из зарплаты, зачесть товар, совершить иные операции.
На основании эти распоряжений по форме ИНВ-19 вырабатываются сличительные ведомости в двух экземплярах: для МОЛ и для бухгалтерии. В ведомости ИНВ-26 указываются действия для исправления возникших различий:
- зачет пересорта;
- списание товара и зачисление его в счет производственных издержек;
- отнести издержек на ответственных лиц.
Стоимость товаров, которые будут учитываться при пересортице, может не совпадать друг с другом. Такая ситуация возникает, если цена одной модели или сорта отлична от стоимости другой. Однако это не значит, что взаимозачет таких позиций невозможен. Кроме того, может быть так, что излишки превышают количество недостатка и наоборот. В таком случае совпадающая часть идет во взаимозачет, а остаток проходит отдельное списывание.
Если недостаток больше, его стоимость может быть взыскана с ответственных лиц. Если же установить личность виновного сотрудника невозможно или он прекратил работу в компании, недостача оформляется в виде естественной убыли. При крупных потерях издержки вписываются как значительная недостача. Однако просто записать, что ответственный работник уволился, недостаточно, потребуется официальное подтверждение его отсутствия.
Когда виновник не найден или не определен, инвентаризационная комиссия должна отчитаться перед контролирующими органами и объяснить, каким образом ответственные лица отсутствуют. Спрашивать подробности с сотрудников имеют право работники ФНС или предварительного следствия. Налоговый Кодекс предписывает, что подобные расходы могут относиться к внереализационным расходам, а неожиданно обнаруженные - к прочим доходам.
Заключение
Пересортом называется ситуация, при которой при инвентаризации обнаруживается излишек одного сорта или вида товара и недостаток другого. Пересортица происходит из-за безответственного отношения к выполнению своих обязанностей работниками принимающей стороны, невнимательности поставщиков, а также из-за сбоев в работе оборудования. Исправить пересортицу вполне возможно, если провести подробное описаний ситуации.
Для безболезненного решения проблем и повышения эффективности деятельности компаний предлагается специальное оборудование и программное обеспечение, разработанное для него. Покупка такой продукции освобождает бизнес от длительных проверок расхождений, экономит время и позволяет обойтись без излишних проблем, связанных с налоговыми органами.
