Как провести инвентаризацию за 2020 год в условиях коронавируса

В период пандемии могут возникнуть некоторые сложности при проведении процесса инвентаризации. В первую очередь, стоит отметить, что пока непонятно, будут ли далее предприятия работать в привычном режиме или они будут вынуждены перейти на дистанционный режим. Кроме того, даже при обычном режиме работы в офисе или цеху каждый работник может заразиться коронавирусом. Причем речь идет как о работниках, так и о лицах, которые являются членами комиссии или материально ответственными лицами (МОЛ). Невзирая на данные сложности, никто не освобождается от обязанности проведения инвентаризации по итогам прошедшего года.

Чтобы точно успеть провести инвентаризацию следует воспользоваться одним из следующих вариантов организации данного процесса:

1. Проведение инвентаризации на дистанционном режиме при помощи видеофиксации.
2. Важно заранее предусмотреть резервный состав членов комиссии на случай заражения коронавирусом.
3. При необходимости следует перенести сроки проведения инвентаризации.

Ниже представлено подробное описание способов выгодного проведения инвентаризации:

1. Способ первый - видеофиксация. Его выгодно применять тогда, когда большое количество сотрудников или вовсе весь персонал переведены на удаленный режим работы (причем у предприятия или организации имеются в распоряжении склады и другие подразделения, отдаленные от головного офиса). Преимуществом данного способа можно назвать то, что есть возможность проведения инвентаризации при присутствии небольшого количества сотрудников в месте ревизии. Благодаря видеофиксации есть возможность соблюдения всех требований властей, касающихся удаленной работы. Дополнительно минимизируется риск заражения персонала. К недостаткам данного способа можно отнести то, что на реализацию требуются технические средства, настройка сервиса для видеотрансляции. Кроме того, требуется обучить персонал.
2. Способ второй - резервный состав. Он применим, если на самоизоляцию ушел один или несколько лиц, которые являются членами инвентаризационной комиссии. Причем организация функционирует в обычном штатном режиме или частично на удаленном. К положительным сторонам данного способа можно отнести то, что при необходимости можно быстро заменить сотрудника, который отсутствует. При этом нет необходимости в каких-либо дополнительных мероприятиях. К минусам данного способа можно отнести то, что при замене члена комиссии требуется издание нового приказа.
3. Способ третий - перенос сроков проведения инвентаризации. Его используют, если материально ответственное лицо ушло на самоизоляцию. Достоинством этого метода можно назвать то, что при проведении инвентаризации не будет допущено никаких нарушений. Отсутствие МОЛ приведет к признанию итогов инвентаризации недействительными. Недостатком этого способа является то, что сроки инвентаризации могут затянуться. В этом случае потребуется издание приказа о переносе сроков.

Нужно помнить о том, что при выборе любого из вышеперечисленных способов нужно помнить об обеспечении мер по защите персонала от коронавируса. Ниже более подробно рассмотрен каждый из этих способов.

Видеофиксация

Этот способ видеофиксации имущества можно задействовать в случае, если внушительная часть членов комиссии не имеет возможности присутствовать во время процедуры по причине перевода на дистанционку. К примеру, когда властями был введен обязательный удаленный режим работы или руководство предприятия внедрило дистанционку по личной инициативе из-за быстрого роста числа заболевших.

Еще этому способу стоит отдать предпочтение, когда у организации имеются территориально удаленные обособленные подразделения, а работников, которые в них работают, мало для создания инвентаризационной комиссии. Причем абсолютно невыгодно направлять в это подразделение комиссию из головного офиса в полном составе.

При выборе этого способа важно обратить внимание, что инвентаризация будет проводиться при помощи пересчета ТМЦ в онлайн-режиме. Для этого используется видеосвязь. Иными словами, несколько членов комиссии будут присутствовать во время инвентаризации удаленно или через такие сервисы как Скайп, Зум и так далее (речь идет о сервисах, позволяющих проводить онлайн-чаты или видеоконференции).

Для проведения инвентаризации выбранным способом нужно позаботиться о том, чтобы у каждого члена комиссии, находящегося на удаленке, был персональный компьютер и интернет. Дополнительно важно назначить ответственное лицо, которое будет настраивать сервисы для проведения видеотрансляций и обучения персонала.

Что касается правомерности проведения инвентаризаций в данном формате, то это было подтверждено Минфином в письме от 23.12.2016 № 02-07-10/77499. Из него следует, что инвентаризация в режиме видеофиксации не противоречит Методическим указаниям (утверждено приказом Минфина от
13.06.1995 № 49). Однако при выборе данного способа рекомендуется соблюдать целый ряд условий:

1. Очно по местонахождению имущества должны находиться отдельные члены комиссии.
2. На инвентаризации обязательно должно присутствовать материально ответственное лицо (об этом говорится в пункте 2.8 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина от 13.06.1995).
3. Все члены комиссии в полном составе обязательно должны присутствовать по местонахождению имущества с определенной периодичностью.
4. Данный способ проведения инвентаризации следует отразить в учетной политике. Нужно указать, что работники, которые считаются удаленными членами комиссии, не должны находиться на больничном или в отпуске. Поскольку в этот период такие работники фактически не присутствуют на рабочем месте.

Прежде чем отправить персонал на дистанционный режим работы следует издать приказ о проведении инвентаризации. В данном документе надо указать:

1. Причины проведения инвентаризации данным способом.
2. Перечень работников, которые будут находиться по местонахождению имущества, а также тех, кто непосредственно будет присутствовать во время проведения инвентаризации на дистанционном режиме.
3. Лицо, которое несет ответственность за настройку видеотрансляции и обучение персонала.
4. Период, когда все члены комиссии должны присутствовать очно в месте проведения инвентаризации.

Обязательно важно ознакомить с этим всех сотрудников под подпись. Дополнительно до отправки персонала на дистанциоку нужно провести с работниками инструктаж и объяснить им правила работы в режиме видеотрансляции.

Резервный состав

Благодаря этому способу можно заменить члена комиссии, который заболел коронавирусом. Это применимо как для дистанционной, так и обычной инвентаризации. Предварительно следует определить список работников, которые смогут выйти на замену членов комиссии в случае их неожиданной болезни. Список сотрудников нужно внести в текст приказа.

Если есть необходимость в замене члена комиссии - нужно создать новый приказ (в нем надо отразить причину замены).

Перенос сроков инвентаризации

Отсутствие МОЛ при инвентаризации - нарушение правил. Во всех случаях материально ответственное лицо должно присутствовать на инвентаризации. Если же это требование не будет соблюдено - результаты инвентаризации могут признать недействительными. Кроме того, если будет обнаружена недостача, то ее будет невозможно взыскать с материально ответственного лица.

Когда материально ответственное лицо перед проведением инвентаризации заболело, то лучше перенести ее на другой день. Для этого целесообразно издать новый приказ о переносе сроков.

Меры защиты во время пандемии для персонала

При проведении инвентаризации нужно следовать таким требованиям:

1. Измерение температуры членам комиссии. При наличии высокой температуры лицо следует отстранить от проведения процедуры. Его необходимо заменить другим сотрудником из резервного списка.
2. Использование антисептиков, масок и перчаток.

Оборудование и ПО для инвентаризации

Все необходимое оборудование для инвентаризации, услуги по настройке и подключению, вы можете приобрести у нас по выгодной цене.