Как проводить инвентаризацию товаров в розничном магазине

При розничной торговле недостаточно только фиксировать приход и расход товаров. Такие действия не дают полной информации о том, какой остаток товаров на складах, есть ли пересортица или товары с истекшим сроком годности. Для получения таких сведений нужно периодически проводить инвентаризацию товаров.

Зачем нужна инвентаризация товаров

Инвентаризация товаров представляет собой проверку фактических остатков в магазине и на складах, сверку по их количества с учетными данными. Когда магазин не ведет строгий учет, инвентаризация дает возможность понять, какие именно товары есть в наличии и каких не хватает. По этой информации владелец магазина сможет понять, какие есть остатки, и это важно, поскольку они являются активами бизнеса.

Инвентаризация товаров позволяет решить следующие задачи:

1. Получить информацию о том, что действительно имеется в наличии. К примеру, в магазин поступает партия молока, которую сотрудники принимают и указывают о ней сведения в учетной системе. Когда пачка молока продается, она на кассе списывается с остатков. Однако цифры в учетной системе после внесения прихода и расхода не отражают реальной картины — у молока может закончиться срок годности и его нужно списать, или же его могут своровать недобросовестные работники. Чтобы знать о том, какие действительно остатки в магазине и на складе, требуется периодически проводить инвентаризацию. 
2. Установить количество товаров. При проведении инвентаризации проверяется не только действительное количество товара, но также и его товарный вид — можно ли его выставлять на продажу, не закончились ли сроки годности, целая ли упаковка, есть ли ценник. 
3. Определить, как сотрудники выполняют свои обязанности. На основании инвентаризации выявляется недостача или излишек товаров. Причин может быть несколько — невнимательность приемщиков товаров, воровство персонала, пересортица.

Инвентаризация дополняет бухучет и помогает владельцам магазина контролировать бизнес.

Когда проводится инвентаризация товаров

Владелец магазина самостоятельно принимает решение, когда будет проводиться инвентаризация товаров. Зачастую ее делают не только в конце года, но и в течение этого периода — частота мероприятия зависит от размера магазина и качества работы сотрудников.

Инвентаризацию товаров проводят регулярно, но не нужно делать это слишком часто, поскольку она мешает процессу продаж. Для нее закрывается целый отдел или даже весь магазин. Соответственно, для инвентаризации небольшого магазина обычно выбирается время, когда меньше всего посетителей — вечером, ночью или ранним утром. В зависимости от размера магазина решают, какая периодичность требуется — ежедневная, еженедельная или ежемесячная.

К примеру, в гипермаркетах и магазинах с большой ассортиментной линейкой частичная инвентаризация проводится ежедневно. Управляющий выбирает товарную группу, и работники пересчитывают товары на выбранных полках. Инвентаризацию нужно проводить в этом случае быстро и выбирать товары таким образом, чтобы покупатели имели доступ к альтернативным товарам.

В небольших круглосуточных магазинах делается полная инвентаризация — торговый объект закрывается рано утром (покупателей меньше всего). На дверь вешается табличка «Учет», и при таком варианте теряется не больше двух клиентов за месяц.

Инвентаризацию основных средств производят в исключительных случаях. К примеру, магазин может провести ревизию мебели или оборудования. Такая инвентаризация нужна при продаже или ликвидации магазина, смене управляющего или когда имущество магазина пропало или испорчено по вине третьих лиц.

Владелец магазина может уволить управляющего и нанять нового. В этом случае надо знать, какое оборудование имеется в наличии, а какого нет, чтобы предъявить претензии бывшему управляющему. В этом случае считают кассовые аппараты, компьютеры, микроволновые печи, шкафы и т.п.

Инвентаризация товаров: пошаговая инструкция

Инвентаризацию товаров нужно проводить последовательно по определенным шагам.

Подготовка к инвентаризации товаров

Перед проведением инвентаризации надо убедиться, что в это время товары не будут добавлять на полки или убирать. Требуется принять поступающие товары и завершить все поставки. Если товары поступят в процессе инвентаризации, это исказит ее результаты — появятся несуществующие излишки.

Кроме того, нужно остановить все продажи. Магазин можно закрыть на время или ограничить доступ посетителей к конкретной категории товаров (при частичной инвентаризации). Если клиенты продолжат брать товары с полки, образуется несуществующая недостача.

Распечатка остатков из учетной системы

В крупном магазине инвентаризацию начинают с того, что директор или управляющий издает приказ о проведении инвентаризации. Далее создается комиссия из работников магазина. В небольшой торговой точке можно обойтись без приказа и без комиссии.

Перед проведением инвентаризации нужно сформировать инвентаризационную опись. В ней указывают остатки по информации из учетной системы и фиксируют фактические остатки. Опись можно формировать как в свободной форме, так и с использованием бланка.

В описи нужно указывать полное наименование товара, чтобы при проверке сотрудник не перепутал его с другим аналогичным товаром.

Если у владельца магазина нет полного доверия к сотрудникам, он может выдать им опись без указания товарных остатков. В этом случае они не смогут подогнать количество товаров под конкретные цифры и скрыть недостачу. Другой вариант — проводить инвентаризацию двумя группами работников, которые будут проверять сведения друг друга.

Подсчет фактических остатков

Комиссия или сам владелец магазина подсчитывают фактическое количество по товарным позициям. Их подразделяют на категории, пересчитывают одну и переходят к следующей, к примеру, сначала посчитают молочные продукты, а потом колбасные изделия.

Кроме фактического пересчета остатков товаров проверяют также их состояние и сроки годности. Когда товары испорчены, они считаются отдельно, и о них делается соответствующая пометка. Далее они будут списаны и утилизированы.

Если магазин принимает и реализует товары по штрих-кодам, комиссия отдельно проверяет, чтобы эта кодировка была на товарах. Если ее нет, эти товары откладываются и считаются отдельно. Далее на них потребуется нанести штрих-коды и добавить в учетную систему.

В инвентаризационной описи напротив каждой товарной позиции нужно указать фактическое наличие — это и будет фактическими остатками.

Расхождение между фактическими и учетными остатками по результатам инвентаризации можно увидеть по информации их четырех колонок справа.

Выявление расхождений

После фиксации фактических остатков они сравниваются с остатками из учетной системы. Расхождения указывают в новом документе — ведомости учета результатов инвентаризации.

Выводы по расхождениям по результатам инвентаризации могут быть такими:

• излишки — в основном появляются из-за ошибок в учете;
• недостача — фактических остатков может быть меньше, чем учетных из-за ошибок или воровства; 
• порча — товары в наличии, однако их сроки годности закончились или товары испортились при хранении; 
• пересортица — общее количество товаров в одной категории правильное, однако внутри нее одних товаров не хватает, а другие в излишке. Такое часто происходит, к примеру, с фруктами и овощами.

В ведомости суммы по возможности разносятся по каждой из этих причин. Здесь же сразу рассчитывается, какие убытки возникли по вине работников.

Когда инвентаризация проводится самим владельцем магазина, он подписывает документ за руководителя и председателя комиссии.

Оборудование для проведения инвентаризации

Принятие мер по итогам инвентаризации товаров

Когда у владельца магазина есть на руках документ по итогам инвентаризации, он на его основании может вносить изменения в учет и взыскивать убытки с продавцов, кладовщика, охранника и других работников. В крупном магазине такие решения закрепляются приказом об утверждении итогов инвентаризации, однако это не обязательно. Главное — нужно оприходовать излишки и списать недостачу.

Излишки при инвентаризации поступают в фонд магазина. Товары принимаются к учету по закупочной стоимости на дату проведения инвентаризации. В учете они отражаются как внереализационные доходы.

Недостача при инвентаризации покрывается удержанием из зарплаты виновных сотрудников. В крупных магазинах зачастую установлена норма убыли, и недостачу сверх этой нормы удерживают с оплаты за работу продавцов и иных виновных лиц. Когда товары продает сам владелец магазина, недостача относится на убытки.

Недостача маркированных товаров отражается в системе «Честный ЗНАК». Когда магазин торгует маркированными товарами, к примеру, обувью, недостачу кодов требуется списать в системе маркировки «Честный ЗНАК».

Что нужно знать об инвентаризации товаров

Инвентаризация товаров дает возможность выявить, какие товарные позиции имеются в наличии и как их число соответствует или не соответствует сведениям в учетной системе.

Владелец магазина сам принимает решение о том, сколько раз ему нужно проводить инвентаризацию. В небольшом магазине — можно раз в месяц, а в крупном гипермаркете — каждый день.

Перед проведением инвентаризации останавливается приемка, а иногда и продажи товаров, формируется документ с остатками из учетной системы. Далее считаются фактические остатки товаров в магазине и на складах.

Излишки относят к фонду магазина, а недостача удерживается из зарплаты сотрудников.