Инвентаризация кассы

Инвентаризация кассы является обязательной процедурой, которую обязаны проводить в каждом розничном магазине. В данной статье подробно разберем все этапы процедуры, её важность, а также отдельное внимание уделим ответственным за процедуру лицам.

Для чего нужна инвентаризация кассы

Инвентаризация включает в себя пересчет наличных денег в кассе, проверку корректности оформления документации, а также проверку достоверности отражения денежного остатка в кассе. Данная процедура предоставляет владельцу бизнеса много возможностей, в числе главных:

• Обеспечение надежного контроля работы кассиров;
• Проведение оценки размера наличных поступлений;
• Быстрый анализ качества работы персонала;
• Своевременное выявление и предотвращение всех возможных хищений.

Налоговая инспекция также может проводить проверку кассы и кассовой дисциплины. Целью их проверки является пополнение бюджета страны за счет неучтенных доходов. Для того чтобы избежать любых возможных претензий со стороны налоговой, необходимо вовремя и правильно заполнять, подписывать акты инвентаризации кассы по форме ИНВ-15.

Порядок инвентаризации кассы

Все правила проведения инвентаризации содержатся в Порядке ведения кассовых операций в РФ. Пошаговая инструкция кассовой проверки:

1. Инициирование ревизии кассы руководителем организации. Для этого руководителю необходимо издать и подписать специальный внутренний документ, который может быть в форме распоряжения либо приказа. В документе обязательно должны быть данные: дата проведения процедуры, цель инвентаризации, состав комиссии. В составе комиссии могут быть любые сотрудники компании. Зачастую в состав входят: учредители, руководители, юристы, бухгалтера, сотрудники из специального отдела безопасности.
2. Первым делом комиссия проверяет текущую проходную и расходную документацию, которая фиксировала все движения денег. В каждом документе имеется графа, где стоит подпись кассира, который и является ответственным за достоверность данных указанных в документах.
3. На данном этапе, назначенные по приказу лица, проводят пересчет наличных денег.
4. Проводится сверка всех полученных данных. Сверяется фактический остаток денег с тем, который указан в документации.
5. Составляется акт инвентаризации, в котором прописывается сумма излишка или недостатка денег (при наличии). Все причины расхождений фиксируются на втором листе бумаги.

Для того чтобы результаты инвентаризации были предельно достоверными и не подлежали оспариванию, необходимо проводить процедуру, придерживаясь следующих аспектов:

• Во время проведения процедуры должна присутствовать назначенная комиссия в полном составе;
• Документы, создаваемые в процессе проведения процедуры (описи, акты и другие), должны быть оформлены в 2 экземплярах;
• Кассиры, вне зависимости от их вхождения в состав комиссии, должны присутствовать на инвентаризации (в роли материально-ответственных лиц);
• В инвентаризационных документах не допускаются исправления. Если исправлений избежать не удалось, то неправильные данные зачеркиваются, а над зачеркиванием пишется верная информация (любое из исправления должно визироваться комиссией).

Инвентаризационный акт обязательно должен содержать следующую информацию:

• Фактический остаток наличных средств;
• ФИО всех присутствующих при проверке лиц;
• Остаток денежных средств по учету.

Заполненный и подписанный акт передается на рассмотрение руководителю, который на основании документа делает выводы по организации работы кассы. В результате проверки должны совпадать не только остатки денежных средств, а и все сопровождающие денежные движения. В случае если проверка показала, что в кассе найден излишек денежных средств или присутствует недостача, то необходимо перепроверить все данные по учету и сделать оценку качества работы кассира. Далее предпринимаются меры по недопущению повторных расхождений.

При обнаружении излишка заполняется приходный ордер. Излишек записывается в графу о прочих доходах. Исходя из суммы, оплачивается дополнительный налог. Недостача на размер расходов никак не влияет, и уменьшить уже оплаченный налог она не может. Недостаток должен быть возмещен сотрудником, который несет материальную ответственность.

Как часто нужно выполнять инвентаризацию кассы

Периодичность проведения инвентаризации Порядок не регламентирует. Поэтому особо важно проводить как плановые, так и внеплановые ревизии. Периодичность должна быть закреплена в учетной политике организации.

Выделяют несколько ситуаций, когда стоит проводить инвентаризацию, не дожидаясь плановой даты, а именно:

• При выявлении текущих расхождений денежного остатка в кассе;
• При смене материально-ответственного лица;
• При смене учредителей;
• При реорганизации общества;
• В случае если организация столкнулась с ущербом, который был нанесен в результате стихийных бедствий;
• По итогу календарного года.

Качественная инвентаризация позволит не только выявить проблемы в учете наличных денежных средств, а и позволит быстро найти все слабые участки в организации. В процессе ведения бизнеса не обойтись без единой системы учета, которая объединяет приемку и отгрузку, а также все отчеты по продажам и имеющейся прибыли.