Инвентаризация - зачем нужна и как провести?
Сейчас об инвентаризации вспоминают в первую очередь потому, что это способ проверить остатки, которые находятся на складе и в магазине, для перехода на обязательную маркировку товаров. Благодаря инвентаризации можно в порядке хранить имущественные ценности компании и контролировать их состояние.
Для чего проводят инвентаризацию
Инвентаризация проводится для того, чтобы проверить, остатки каких товарно-материальных ценностей, имущества и запасов есть у компании. Мероприятие может быть полным или частичным. В первом случае инвентаризации подлежит абсолютно все имущество, а во втором - только конкретные позиции или номенклатурные группы, торговые точки или склады.
По ст. 12 Федерального закона о бухучете в некоторых ситуациях инвентаризацию нужно проводить обязательно. Например, при реализации имущества или предоставлении его во временное пользование по договору аренды, при смене материально ответственного лица (МОЛ), перед формированием отчетности за год, при реорганизации или ликвидации хозяйствующего субъекта и др.
Главные задачи проведения инвентаризации сводятся к таким моментам:
- определение наличия ТМЦ по факту для обеспечения условий его сохранности;
- выявление неучтенных ТМЦ;
- проверка содержания и соблюдения правил эксплуатации ОС, контроль правильности хранения ТМЦ, анализ использования нематериальных активов;
- определение фактического использования ТМЦ и имущества при производстве продукции;
- выявление излишка или недостачи ТМЦ;
- проверка корректности и полноты отражения информации о ТМЦ и имуществе в бухгалтерском учете.
С чего начинается инвентаризация
Для начала руководитель компании издает приказ о проведении мероприятия и определении комиссии. В ее состав включаются представитель или заместитель директора, бухгалтеры и МОЛ. Когда состав комиссии определен, ей передается последняя приходная и расходная документация, а также отчеты о движении ТМЦ. Бухгалтер письменно передает материально ответственному лицу информацию о том, что вся документация проведена в программе. Эта информация визируется председателем комиссии, и в ней указывается дата проведения инвентаризации.
После этого формируется инвентаризационная опись обязательно в 2-х экземплярах - по окончании мероприятия один передается в бухгалтерию, а другой - материально ответственному лицу.
По каким правилам осуществляется инвентаризация
Инвентаризация проводится по определенным правилам:
- необходимо установить, в какие сроки будет осуществляться мероприятие. Если не один день, то проверенные помещения с ТМЦ по окончании дня нужно опечатывать, а целостность печати контролировать на следующий день;
- при проведении мероприятия должен быть полный запрет на перемещение ТМЦ, по которым осуществляется инвентаризация. При этом товары могут продаваться, но только с письменного разрешения директора и главбуха. И в этой ситуации реализация производится в присутствии комиссии. Аналогичным образом поступают и при приеме новых ТМЦ в магазин или на склад;
- пересчет каждой инвентаризируемой позиции осуществляется только в присутствии МОЛ. Во время пересчета комиссия определяет наличие остатков ТМЦ по факту;
- разрешается производить инвентаризацию как ручным способом, так и с помощью различных технических устройств;
- после подсчета информация вносится в инвентаризационную опись - сведения указываются отдельно по всем номенклатурным позициям. При этом указывается количество, вид, артикул и иные характеристики ТМЦ;
- Инвентаризация проводится последовательно по помещению, где хранится инвентаризационный товар. После полной проверки продукции в проверяемом помещении и внесении в опись помещение закрывают и при необходимости пломбируют, а инвентаризационная комиссия проходит к проверке в другое помещение.
- когда комиссия прерывает свою работу, инвентаризационная опись хранится в сейфе или в закрытом помещении;
- после внесения информации в опись все участники комиссии ставят свою подпись на документе. Если нет подписи хотя бы одного участника, документ является недействительным;
- МОЛ также подписывает инвентаризационную ведомость, тем самым подтверждая, что инвентаризация проводилась в его присутствии, и сотрудник не имеет претензий к комиссии;
- составленную и подписанную инвентаризационную опись отдают в бухгалтерию для сверки с учетными данными из программы. При обнаружении расхождений составляется сличительная ведомость - в ней указываются излишки или недостача конкретных ТМЦ. Документ подписывается главбухом и МОЛ;
- далее руководитель подписывает ведомость и издает приказ об утверждении итогов инвентаризации.
Обнаружены излишки или недостача - что делать?
Если при инвентаризации установлен излишек ТМЦ, его нужно оприходовать, причем по рыночной цене. Эта сумма идет в счет увеличения дохода компании.
Если при инвентаризации установлена недостача ТМЦ, она может быть в пределах норм естественной убыли или сверх нее. В первом случае недостача идет на издержки производства, а во втором - на виновное лицо, которое должно возместить убыток. Если виновные лица не найдены, то сумма убытка идет в счет расходов компании.
При этом обязательно заполняется документ для списания недостачи сверх естественной убыли. К нему прикладываются дополнительные документы, например, решение правоохранительных органов или суда, которые подтверждают отсутствие виновных лиц. Кроме того, может быть вынесено решение и об отказе во взыскании ущерба с МОЛ.
Результаты инвентаризации фиксируются в учетной программе в месяце проведения мероприятия. При проведении годовой проверки ее итоги отражаются в годовом отчете.
Как отразить итоги инвентаризации в 1С:Бухгалтерия
Итоги проведенной инвентаризации нужно зафиксировать в 1С:Бухгалтерия. Для этого надо через раздел "Склад" создать документ "Инвентаризация товаров" и внести в него данные, полученные по факту при проведении мероприятия.
На основании создаваемого документа "Инвентаризационный товар" не формируется корреспонденция в 1С, однако с его помощью можно заполнить другие документы, а именно:
- "Оприходование товаров" при обнаружении излишков ТМЦ;
- "Списание товаров" при обнаружении недостачи ТМЦ.
