Что такое фискальный накопитель в онлайн-кассе

Фискальный накопитель пришел на смену ЭКЛЗ, которая была задействована в кассовых аппаратах. Начиная с 2017 года они применяются в онлайн-кассах для удобства расчетов с конечными покупателями. Кассы больше не взаимодействуют с ЭКЗЛ, а работают исключительно с фискальными накопителями (фн), подключаются к интернету. В статье мы рассмотрим, что представляет собой фискальный накопитель, с какой целью используется в онлайн-кассе, какие накопители актуальны в 2023 году.

Что такое фискальный накопитель

Фискальный накопитель представляет собой чип, устанавливаемый в специальный отсек онлайн-кассы. Корпус чипа опломбирован и содержит в себе ключи фискального признака.

Фискальный накопитель выполняет ряд функций:

• Получает; 
• Зашифровывает; 
• Сохраняет; 
• Транспортирует фискальные данные специальному оператору (офд).

Криптографические ключи, полные данные о проведенных операциях сохраняются в энергонезависимой памяти накопителя с объемом памяти 256 МБ. ФН продается с паспортом устройства, где указаны заводской номер, сведения о модели, срок действия ключей фискального признака.

ФЗ-54 о применении ККТ гласит, что фискальный накопитель обязан находится в онлайн-кассе, т.к. за его отсутствие налагаются штрафы.

Чем отличается фискальный накопитель от фискального регистратора

Не следует путать понятия «фискальный накопитель» и «фискальный регистратор». Это совершенно разные названия, похожие только звучанием.

Фискальный регистратор представляет собой разновидность контрольно-кассового оборудования. ФР предназначен для регистрации всех кассовых операций, последующей передачи данных ОФД.

Как и все онлайн-кассы, фискальный регистратор должен быть оснащен фискальным накопителем. В корпусе регистратора предусмотрено место для установки фн (специальный отсек).

Фискальные регистраторы:

Из чего состоит фискальный накопитель

Устройство представляет собой печатную плату небольшого размера, куда впаяны и залиты полимерным составом 3 элемента:

• Основной микропроцессор;
• Модуль памяти; 
• Криптографический сопроцессор.

Самое сложное устройство в фискальном накопителе имеет криптографический чип. Его предназначение – шифровка (криптографическое преобразование) поступающих данных.

Рабочая информация обрабатывается основным микропроцессором, после чего обеспечивается коммуникация накопителя с другими составляющими онлайн-кассы. Срок работы микропроцессора – до 3 лет.

Модуль памяти сравним с традиционным флеш-накопителем, используется для хранения информации.

Фискальный накопитель комплектуется емкой аккумуляторной батареей, способной работать на протяжении нескольких лет.

Что будет, если работать с онлайн-кассой без фискального накопителя

За работу без фискального накопителя по законодательству полагается штраф. Организации, ИП обязаны проводить расчеты с покупателями используя онлайн-кассы, оснащенные ФН.

Размер взысканий прописан ч. 4 ст. 14.5 КоАП:

• 1,5-3 тыс. рублей для индивидуальных предпринимателей;
• 5-10 тыс. рублей для юрлиц.

Требования, предъявляемые к фискальному накопителю прописаны в ФЗ-54.

Штраф налагается в случае выявления нерабочего фискального накопителя, использования в кассе ФН не с тем сроком действия, который определен законодательством. Выявление такого чипа приравнивается к работе онлайн-кассы без фискального накопителя.

Как работает фискальный накопитель

Принцип действия онлайн-кассы, оснащенной фискальным накопителем:

1. Операции проводятся кассиром в ручном режиме. Кассовое программное обеспечение формирует чек с реквизитами (всеми данными о расчете);
2. Поступление данных в ФН. Превращение чека из набора данных в полноценный документ происходит после присвоения ему фискального признака. Полученные данные шифруются, передаются для хранения в память устройства.
3. Зашифрованный чек передается фискальным накопителем в кассовое ПО.
4. Транспортировка документа из программного обеспечения системы к ОФД (оператору фискальных данных, служащих посредником между налоговой службой и предпринимателем).
5. На заключительном этапе происходит передача чека ОФД в ФНС.

После установки фискального накопителя в кассовый аппарат его запрещено переустанавливать в другую кассу или доставать. Он жестко привязывается к конкретной ККТ, вместе с ней проходит первичную регистрацию.

Модели ФН, доступные в 2023 году

В реестре на сайте ФНС указываются только две модели фискальных накопителей, используемых в 2023 году:

Фискальный накопитель ФН-1.1М на 15 месяцев

Фискальный накопитель – программно-аппаратное криптографическое средство защиты фискальных данных в опломбированном корпусе, содержащее ключи фискального признака.

Подробнее

Фискальный накопитель ФН-1.1М на 36 месяцев

Фискальный накопитель – программно-аппаратное криптографическое средство защиты фискальных данных в опломбированном корпусе, содержащее ключи фискального признака.

Подробнее

Под сроком действия ключа фискального признака следует понимать период, в течение которого фискальный накопитель может использоваться (с момента активации). После этого срока он подлежит замене.

Данные фискальные накопители поддерживают ФФД (формат фискальных документов) 1.05, 1.1, 1.2. От того, какая версия будет установлена, зависит внешний вид (наличие реквизитов) представленного кассового чека.

Онлайн-кассы взаимодействуют с любой версией фискального накопителя, находящегося в реестре ФНС.

Внимание! До 2021 г, когда появилась модель ФН-М, на рынке присутствовали другие варианты. Тем, кто приобрел ФН до внесения изменений в реестре накопителей, менять его не обязательно. Законом разрешается эксплуатировать чип до истечения срока действия, после чего необходимо заменить его на ФН-М.

Какой фискальный накопитель выбрать

Выбор финансового накопителя зависит от используемой системы, вида деятельности.

ФН с крайним сроком 15 месяцев - это модель Ин15-1М, 36 месяцев ― Ин36-1М.

Какой нужен ФФД

ФН для работы с онлайн-кассой регистрируют с определенной формой фискальных документов (ФФД). В 2022 году предусмотрен ФФД 1.1 и 1.2. В устаревших версиях чек имеет больше реквизитов, и его структура сложнее.

При работе с маркированными товарами используется исключительно ФФД 1.2. Предприниматели, реализующие немаркированную продукцию, предоставляющие услуги, могут выбирать тип ФФД самостоятельно.

Когда требуется замена фискального накопителя

Фискальный накопитель является расходником в онлайн-кассе, нуждается в периодической замене. Такая необходимость возникает в ряде случаев:

• При истечении срока действия. В случае, если период ограничен 410 днями, то после истечения срока с момента активации накопителя необходима замена на новый;
• Нет места для хранения данных (заполнена память). В зависимости от количества данных в чеке в память ФН можно поместить, примерно, 180 тыс. кассовых операций. При большом потоке клиентов, интенсивной работе онлайн-кассы чип придется менять часто. Уведомление о заполнении памяти ФН выводится на экран аппарата в момент, когда остается не более 2 % свободного места. Если места в хранилище не остается, а срок действия накопителя не истек, он все равно подлежит замене;
• Смена собственника ККТ. Происходит перерегистрация кассового аппарата на имя нового владельца с новым чипом. ФН в этом случае не меняется, т.к. головной офис и филиал имеет одинаковые ИНН;
• Неверные реквизиты ККТ. Если данные на этапе регистрации кассового аппарата указаны неверно, они не подлежать изменению. В этом случае необходима приобретение нового ФН и повторная регистрация кассы;
• Поломка накопителя. Если чип поврежден без возможности восстановления (в результате неосторожного обращения, воздействия агрессивных веществ).

В случае, если на экране кассового аппарат высвечивается надпись «Ресурс ФН менее 30», это означает что срок службы чипа истекает, и он нуждается в замене.

Узнать об окончании срока службы накопителя можно и самостоятельно, выполнив ряд действий.

Как узнать, что заканчивается срок действия фискального накопителя

Существует 2 способа самостоятельно узнать, когда заканчивается срок действия фискального накопителя:

1. Сформировать отчет о завершении смены. После этого выйдет чек с указанием срока завершения действия фискального накопителя. Уведомление может иметь вид: «Ресурс ФН менее 3 дней», «Память ФН заполнена», «Ресурс ФН менее 30 дней». В каждом из этих случаев чек подлежит замене. Разница заключается лишь сроках (в случае заполнения памяти ФН требуется немедленная реакция).
2. Воспользоваться функционалом личного кабинета пользователя ККТ. Указывается дата фискализации накопителя. Также можно настроить уведомления о завершении периода действия ключа, указав нужный email, номер телефона, подключив push-уведомление.

Что делать, если срок действия ФН закончился

Для замены фискального накопителя необходимо действовать согласно инструкции:

1. Закрыв смену, следует убедиться, что все чеки отправлены ОФД. Для этого достаточно просмотреть строку «Количество неотправленных документов», расположенную в отчете о завершении смены. Если там стоит число, отличное от 0, то извлекать накопитель запрещается. Нужно повторить попытку выгрузки документов ОФД. Если самостоятельно это сделать не удалось, нужно обратиться за помощью в сервисный центр.
2. Закрыть архив ФН. Подробная инструкция находится в разделе руководства пользователя, разработанном персонально для каждой модели ККТ. В результате действия пользователя выйдет чек о закрытии ФН.
3. Отключив питание от кассы, извлечь чип из специального отсека в корпусе аппарата.
4. Установить в отсек новый ФН. Подключив аппарат к сети, дождаться перезагрузки ПО;
5. Перерегистрировать онлайн-кассу в налоговых органах с указанием причины замены ФН.

Поле выполнения всех указанных действий можно продолжить пользование кассовым аппаратом.

Что делать со старым фискальным накопителем

Использованный фискальный накопить подлежит хранению в сейфе (другом надежном месте) в течение 5 лет. При проведении проверки налоговый инспектор может затребовать израсходованный накопитель. В случае не предоставления старого ФН предприниматель заплатит штраф.

Возможные проблемы с фискальным накопителем

При возникновении проблем в ФН онлайн-касса уведомляет пользователя. При этом на экран выводится сообщение с определенным кодом. И работа автоматически приостанавливается до разрешения проблемы.

Наиболее распространенные ошибки/способы решения проблемы:

• Проблема с подключением контактного шлейфа / необходимо проверить целостность входа, подсоединения к интерфейсу, наличие интернета;
• Сбой формата передачи накопителя / проверяется целостность входа, подсоединения к интерфейсу, наличие сети;
• Некорректное состояние ФН (чаще всего по причине отсутствия регистрации в ФНС) / зарегистрировать ККТ с накопителем в налоговой инспекции;
• Неисправимая ошибка накопителя / произвести замену ФН;
• Ошибочное отображение контрольной суммы чека / выполнить замену ФН;
• Завершен срок использования ФН / произвести замену ФН;
• Заполнение архива ФН / заменить накопитель;
• В ФН отображается неверное время, дата / провести проверку времени на онлайн-кассе. При необходимости, внести коррективы в данные;
• В ФН отсутствуют запрашиваемые данные / указать актуальную информацию;
• Некорректный номер накопителя / сравнить данные с идентификатором, расположенным на корпусе ФН, указать верный номер;
• В документе отображается слишком большой объем информации / выполнить разбивку чек на несколько;
• Истек ресурс хранения накопителя / подсоединить онлайн-кассу к интернету для передачи фискальных документов;
• Сообщение от ОФД не принимается ФН / перепроверить параметры ОФД, находящиеся в ККТ;
• В ФН присутствуют неотправленные финансовые документы / выполнить подключение кассы к сети для повторной отправки документации.

Рассмотрим обстоятельно проблему с кодом 235 «Исчерпан ресурс ФН». Чаще всего она появляется, если кассовый аппарат работает в автономном режиме, без подключения к интернету. Такие действия допустимы, если предприниматель осуществляет деятельность в месте, удаленном от сети. Но, для выгрузки данных необходимо производить обязательное подключение кассы к интернету (1 раз в 30 дней). При несоблюдении этого требования производится временная блокировка ФН, перестает формироваться фискальный признак.

Накопитель на гарантии

Срок действия гарантии в отношении фискальных накопителей составляет 12 месяцев. Производитель обязуется в течение года устранять неисправности в чипах, вышедших из строя (если это произошло не по вине пользователя).

На ряд случаев гарантийные обязательства не распространяются:

• Ввод в эксплуатацию, установка ФН выполнена с нарушением инструкции;
• Архив накопителя забит, была произведена замена накопителя на новый, касса прошла перерегистрацию в ФНС;
• Чип использовался с нарушениями;
• Накопитель был поврежден из-за скачка напряжения в сети;
• На корпусе ФН есть механические повреждения, сбита защитная пломба, отсутствует этикетка;
• Обнаружено проникновение в электронную плату накопителя.

Ремонт по гарантии невозможен после завершения гарантийного срока (12 месяцев) с момента активации чипа. После истечения года использования ремонт выполняется пользователем за свой счет.

Часто задаваемые вопросы по фискальным накопителям

Возможно ли повторное использование фискального накопителя?

Повторное использование ФН невозможно. Регистрация чипа выполняется на владельца, он подлежит замене после завершения срока использования или заполнения внутренней памяти. Накопитель подлежит замене при смене собственника (даже если срок его службы не закончен).

Что происходит с использованным чипом?

Использованный финансовый накопитель хранится в надёжном месте 5 лет со дня закрытия архива, согласно требований, прописанных законом ФЗ-54 о применении ККТ.

Нужно ли менять ФН при переходе на другую систему налогообложения?

При смене налогового режима менять ФН не требуется. В данном случае выполняется перерегистрация онлайн-кассы в налоговой службе без замены чипа. В графе «Причина» указывается «смена СНО».