Управление товарными запасами в магазине

Продажа товаров требует постоянного наличия запасов на складе магазина, поэтому управление запасами имеет первостепенное значение. Правильно подобранный размер товарных запасов позволяет магазину поддерживать полный ассортимент, придерживаться ценовой стратегии и удовлетворить спрос покупателей. Для этого необходимо постоянно поддерживать оптимальный уровень и широту ассортимента.

Понятие и виды товарных запасов

Товарные запасы (ТЗ) представляют собой запасы, которыми владеет торговая организация для последующей продажи. Товарные запасы чаще всего различают по следующим параметрам:

По назначению

• Сезонные - необходимы для бесперебойной работы в соответствии с сезонными колебаниями покупательского спроса.
• Текущие - способствует ежедневному обороту.
• Страховые - защищает торговую деятельность от непредвиденных обстоятельств.

По местоположению

• ТЗ в производстве
• ТЗ в пути
• ТЗ на торговых предприятиях

По времени

• Начало периода
• Отчетность (по состоянию на определенную дату)
• Конец периода

По единице измерения

• Относительные (измеряются в днях оборота)
• Абсолютные (в натуральном и денежном выражении)

Недостаточное количество ТЗ на складах может привести к дефициту продукции, что приведет к потере прибыли, в то время как избыточные запасы могут увеличить неоплаченные обязательства, потери продукции, затраты на хранение, снизить оборачиваемость и рентабельность. Таким образом, эффективное управление ТЗ имеет решающее значение для торговых компаний.

Требования к товарным запасам

Давайте отвлечемся от технических моментов и перейдем к практическим соображениям. Представьте себе магазин, украшенный полками и витринами, дополненный складом, на котором хранится определенный объем запасов, достаточный для конкретного периода времени. Главная задача - сделать так, чтобы товары никогда не заканчивались до поступления новых партий. Здесь есть несколько подходов:

• Первый вариант предполагает аренду большого склада, заполнение его до отказа и игнорирование проблем с поставками на месяцы вперед, если, конечно, позволяют сроки годности. Однако такой подход влечет за собой значительные расходы: аренда, персонал, контроль температуры и т. д. Поддержание избыточных запасов приводит к росту расходов и, как следствие, к повышению розничных цен.
• В качестве альтернативы можно вообще отказаться от содержания складов и заказывать продукты по мере необходимости. Однако этот метод не лишен недостатков. Любые перебои в поставках возвращают нас к исходной точке: истощенные полки, ожидающие запоздалой замены.
• Золотое правило - найти баланс между двумя крайностями. Поддерживайте склад с текущими и страховыми запасами. По мере истощения продуктов оперативно пополняйте запасы у поставщиков. В случае перебоев с партиями буферный запас позволяет беспрепятственно менять товар без ущерба для ассортимента.

По сути, товарный запас должен адекватно удовлетворять потребности магазина и при этом минимизировать расходы на содержание и хранение.

Цели управления запасами на предприятии

Понять смысл внедрения грамотной системы управления ТЗ можно, исходя из целевых задач, стоящих перед предприятием. Эти цели включают:

• Обеспечение доступности продукции для поддержания уровня продаж.
• Минимизация избыточных запасов и сокращение связанного капитала.
• Сокращение текущих расходов, связанных с пополнением склада.

Чтобы достичь этих целей, предприниматели приступают к целому ряду мероприятий. Они могут включать в себя прогнозирование потребностей в продукции, создание страховых и буферных запасов, планирование сроков поставки, определение критериев включения продукции в ассортимент, контроль ликвидности и т. д.

Автоматизация склада

• Программное обеспечение для автоматизации склада
• Оборудование для автоматизации складской деятельности
• Услуги по настройке и сопровождению складской деятельности

Подробнее

Как определить, сколько товара надо хранить на складе

Когда речь идет о расчете товарных запасов, существует целый спектр методов, от простых до сложных. Для розничных предприятий, особенно тех, которые находятся на ранних стадиях открытия или недавно запущены, достаточно прагматичного подхода - статистико-экспериментального метода. Этот метод основывается на анализе товарооборота, данных о продажах, сроках годности и других подобных факторах. Хотя эмпирические расчеты вполне осуществимы, им присуща неопределенность, связанная с переменчивым характером продаж. Точное прогнозирование продаж отдельных товаров представляет собой сложную задачу.

При расчете учитывается несколько критериев:

• Объем продаж в определенные сроки: ежедневно, еженедельно или ежемесячно.
• Наличие склада, его размер и оснащенность.
• Логистика поставщиков: скорость и частота поставок.
• Колебания продаж: учет пиковых и непиковых периодов.
• Срок годности продукции: обеспечение оборота до истечения срока годности.

На практике проводится комплексный анализ этих факторов, чтобы установить порог безопасности, ниже которого запасы не должны опускаться. Для вновь открываемых магазинов план продаж служит основой для определения первоначального уровня запасов, который затем корректируется в зависимости от фактических показателей продаж.

Минимальный порог запасов, известный как неснижаемый остаток, побуждает к повторному заказу при его достижении. Учитывая сроки поставки, заказы следует размещать заранее, чтобы не допустить отсутствия товара на складе. Как правило, неснижаемый остаток должен покрывать примерно 10 дней продаж, чтобы учесть возможные задержки с поставками и оставить возможность для корректировки.

Расчеты производятся по каждому товару с учетом требований к хранению, скорости продаж, графиков поставок и срока службы продукции. Некоторые товары могут продаваться быстро, например хлебобулочные изделия и молочные продукты, в то время как другие могут лежать на полках в течение длительного времени, например деликатесы или элитный алкоголь.

Методы управление товарными запасами

Прежде чем перейти к методам управления запасами, давайте вспомним основные моменты из предыдущих разделов статьи. Мы поняли значение стоимости запасов и минимального остатка, который необходимо поддерживать на складах, обеспечивая своевременные запросы поставщикам. Теперь давайте рассмотрим несколько подходов к достижению этой цели.

Ручной контроль

Ручной контроль подразумевает использование базовых инструментов, таких как ручка и бумага, или простых цифровых средств, таких как блокноты или электронные таблицы. Этот метод предполагает ежедневные инвентаризации для выявления не пополненных запасов с последующим размещением заказов по мере необходимости. Несмотря на свою примитивность, он подходит для небольших магазинов или торговых точек с ограниченным ассортиментом товаров. Автоматизация не требуется; это сродни использованию кувалды для раскалывания ореха.

Такие записи можно вести в различных форматах, например в блокнотах, файлах Word, заметках на смартфоне или в базовых приложениях для управления запасами. Главное - не упускать ситуацию и своевременно размещать заказы у поставщиков.

Управление запасами в Excel

Это первый шаг к автоматизации управления запасами. Данные заносятся в электронные таблицы Excel, которые автоматически рассчитывают показатели в зависимости от изменения входных данных. Это позволяет отказаться от ручных расчетов и упростить отслеживание запасов. Хотя шаблоны Excel подходят для этой цели, они не полностью автоматизируют управление запасами, требуя ручного контроля и оставляя возможность для ошибок.

Программное обеспечение для управления запасами

Этот метод предлагает автоматизированное управление запасами с минимальным вмешательством человека. Вы устанавливаете неснижаемый остаток, а программное обеспечение автоматически формирует запросы поставщикам при достижении этого порога, устраняя риск возникновения дефицита товара во время пика продаж. Интеграция с онлайн-кассами обеспечивает обновление запасов в режиме реального времени при каждой продаже. При достижении минимального порога программа запускает запросы поставщикам, и товары пополняются без участия персонала.

Заключение

Управление запасами играет ключевую роль в формировании торговой политики предприятий. Основной подход к управлению заключается в нормировании запасов, что подразумевает установление нормативных показателей для отдельных единиц или групп товаров.

Отклонение от этих нормативов путем снижения уровня запасов приводит к недополучению выручки, а избыточные запасы влекут за собой дополнительные расходы на хранение, потери от истечения срока годности и, в конечном счете, снижение товарооборота. Поэтому крайне важно вести оперативный учет и контроль за состоянием запасов. Своевременное обнаружение отклонений позволяет принимать обоснованные управленческие решения и предотвращать потери, которых можно избежать.