Порядок заполнения журнала кассира-операциониста

Журнал кассира-операциониста является первичным учетным документом. Следовательно, к его заполнению нужно подойти предельно внимательно.

Журнал заполняется по форме N КМ-4. Но перед тем, как перейти непосредственно к заполнению, его необходимо зарегистрировать в налоговой инспекции, пронумеровать каждую страницу, прошнуровать, а на последней странице сделайте запись: «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью __ листов», заверив ее подписями руководителя и главного бухгалтера. Новый журнал кассира-операциониста нужно оформлять только при полном заполнении или сильном повреждении старого..

В журнале отражаются поступления денег, проходящие через кассу, а также показания счетчиков ККТ на начало и окончание рабочего дня (Z-отчет). Каждый снятый Z-отчет – это отдельная запись в журнале. Если за смену снято более одного Z-отчета, число записей в журнале соответствует их количеству. Соответственно, могут появиться записи с одинаковыми датами, что не является нарушением.

При заполнении журнала кассира-операциониста лучше соблюдать правило «чем проще для налоговой, тем лучше».

Пошаговое заполнение журнала после окончания смены:

• Графа 1: дата (смена) - указанная в Z-отчете.
• Графа 2: номер отдела (секции) – только если есть разбивка на отделы или секции.
• Графа 3: фамилия, имя, отчество кассира – если кассир не менялся, можно записать ФИО один раз верхней части листа, а дальше, до окончания листа, ставить ----//----.
• Графа 4: порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены) -  с Z-отчета.
• Графа 5: показания контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика – чаще всего не заполняется, так как это техническая графа.
• Графа 6: показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены) сумма, руб. коп. - необнуляемый итог на конец предыдущей смены с Z-отчета (совпадает с суммой, указанной в Графе 9 за предыдущую смену).
• Графа 7: подпись кассира.
• Графа 8: подпись администратора.
• Графа 9: показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены) сумма, руб. коп. - необнуляемый итог на конец смены с Z-отчета.
• Графа 10: Сумма выручки за рабочий день (смену), руб. коп. - выручка за день, пробитая по ККТ с Z-отчета (разница между 9-й и 6-й графой).
• Графа 11: Сдано наличными, руб. коп. - сумма, фактически сданных наличных денежных средств в главную кассу организации в конце смены (разница между 10-й графой и суммой 13-й и 15-й граф).
• Графа 12: Оплачено по документам, количество - заполняется количество безналичных платежей (оплаты по банковским картам, дорожными чеками, банковскими чеками и др.).
• Графа 13: Оплачено по документам, сумма - общая сумма безналичных платежей, она также выделяется в Z-отчете (не на всех кассовых аппаратах).
• Графа 14: Сдано всего, руб. коп. - общая сумма денежных средств (как наличных, так и по кредитным картам) сданных в главную кассу за смену (разница между 10-й и 15-й графой).
• Графа 15: Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, руб. коп. - сумма, возвращенная покупателям, или ошибочно пробитая.
• Графа 16: Подпись на конец рабочего дня (смены) кассира.
• Графа 17: Подпись на конец рабочего дня (смены) администратора.
• Графа 18: Подпись на конец рабочего дня (смены) руководителя - допускается подписывать графу 17 и графу 18 одной подписью.