Перемещение товаров между складами

В розничной торговле часто возникает необходимость перемещения товаров с одного склада на другой или со склада в розничную точку. Хотя эта задача может показаться простой, она должна выполняться в соответствии с определенными правилами, чтобы избежать путаницы и потери товара, особенно когда речь идет о многочисленных структурных подразделениях. Сегодня мы изложим эти правила, а также обсудим необходимую документацию и процедуры учета.

Случаи, требующие перемещения товаров

Перемещение товарно-материальных ценностей между складами для дальнейшего хранения - не единственный сценарий, требующий перемещения товаров. Перемещение товаров из пункта А в пункт Б может потребоваться в следующих ситуациях:

• Получение заказа из интернет-магазина, состоящего из нескольких позиций, каждая из которых находится на разных складах. Для этого необходимо объединить товары с разных складов в одну посылку.
• Доставка товаров со склада в розничный магазин для размещения на полках и последующей продажи.
• Возврат товаров из магазина на склад из-за избытка запасов или неподходящих условий хранения.
• Перемещение товаров в другой город или регион, где на них существует повышенный спрос.
• Отпуск товаров из магазина для продажи через торговлю на вынос. Например, продажа овощей в стационарной торговой точке и одновременно работа в ларьке на местном рынке для расширения клиентской базы. В этом случае часть продукции каждое утро загружается в автомобиль и перевозится на рынок. Эта операция также должна проводиться, документироваться и учитываться надлежащим образом.
• Исправление ошибочной поставки товара не на тот склад. Например, если поставщики по ошибке доставили молочные продукты на склад кулинарии, всю партию необходимо переместить на молочный склад с подходящими условиями хранения.

Задачи учета движения товаров

Рассмотрим сценарий, в котором у нас есть склад А и склад Б, хотя на практике часто бывает несколько складов. Каждый склад ведет свой собственный учет товарных запасов. Ведется список товаров, хранящихся на полках, а у ответственного лица имеется сопроводительная документация: сертификаты, паспорта и другие соответствующие бумаги. Продукция учитывается на материальном балансе склада, и есть сотрудники, которые несут персональную материальную ответственность.

Задача состоит в том, чтобы переместить товары со склада А на склад Б, обеспечив их эффективное перемещение с материального баланса одного склада на другой. Это подразумевает уменьшение остатков на складе А и одновременное увеличение остатков на складе В, что подтверждается соответствующей документацией. Все перемещения должны быть задокументированы соответствующими накладными. Кроме того, если компания ведет бухгалтерский учет, перемещение должно быть отражено бухгалтерскими проводками. Во время инвентаризаций или проверок контролирующих органов соответствующие документы представляются проверяющим лицам.

Учет движения товаров

Ручной подход к учету

Ручной учет подходит для розничных магазинов с небольшим ассортиментом, обычно состоящим из десятка или около того наименований. Процесс включает в себя ведение нескольких рабочих журналов для каждого склада. Ответственные сотрудники, такие как кладовщики или заведующие складами, вручную вносят данные. Отдельный журнал предназначен для регистрации движения товарно-материальных ценностей. Сам процесс прост: товары вычеркиваются из одного журнала и заносятся в другой, подписанного ответственными лицами. Аналогично, документы по движению, такие как накладные (ТОРГ 13 и ТОРГ 14, которые будут описаны ниже), заполняются вручную назначенным лицом.

Преимущества ручного учета

• Экономичность. Для этого требуются только основные канцелярские принадлежности, такие как тетради, журналы, ручки и блокноты.
• Быстрое внедрение и отсутствие необходимости в технической поддержке.
• Ручной учет легко понятен и знаком персоналу независимо от уровня его подготовки.

Недостатки ручного учета

• Данные доступны только в одном месте. Чтобы получить доступ к информации, необходимо физически посетить конкретный склад, где она хранится.
• Ручной учет подходит только для розничных магазинов с небольшим ассортиментом. Если ассортимент товаров превышает сотню наименований, ручной учет становится нецелесообразным.
• Информация плохо структурирована и лишена стандартизации.
• Физические записи подвержены таким рискам, как пожар, потеря и т.д.
• Одновременно вести учет может только один человек.
• Ошибки при вводе и обработке данных неизбежны из-за человеческого фактора.

Особым случаем ручного учета является ведение баз данных товаров в таблицах Excel. Такой подход обеспечивает определенные удобства. Во-первых, документы можно передавать в электронном виде другим сотрудникам, например, бухгалтерам или менеджерам. Во-вторых, в таблицы можно включать простые формулы для расчетов. Изменение одного параметра автоматически обновляет соответствующие значения. И наконец, информация относительно стандартизирована. Шаблоны складского учета (как платные, так и бесплатные) можно скачать и использовать в различных структурных подразделениях.

Автоматизированный учет

Автоматизированный учет движения товаров осуществляется с помощью специализированного программного обеспечения, известного как складские программы. Эти программы позволяют управлять большими базами данных, способными обрабатывать тысячи и даже миллионы наименований товаров. Каждому складу отводится отдельный раздел в программе, где в режиме реального времени отображается информация об остатках товарно-материальных ценностей. Виртуальные перемещения между складами осуществляются всего несколькими щелчками мыши, а система автоматически генерирует всю необходимую сопроводительную документацию, которую можно распечатать и подписать при необходимости.

После физического перемещения товара все действия регистрируются в системе учета товаров. Товар списывается с баланса одного склада и добавляется к балансу другого. Система генерирует подробный отчет о движении, обеспечивая четкое представление о пути товара с первого склада на второй.

Автоматизация складского учёта с помощью 1С:Управление торговлей

Автоматизируем складскую деятельность с помощью программного обеспечения и складского оборудования. Автоматизация склада позволяет увеличить рентабельность, при минимальных затратах на её адаптацию

Узнать подробнее

Преимущества использования товароучетных программ для управления складом

• Полная автоматизация управления складом, включая контроль остатков, заказы поставщикам и списания.
• Доступ к данным из любого места, где есть подключение к Интернету.
• Несколько сотрудников могут одновременно работать в программе.
• Данные надежно хранятся в облаке, что сводит к минимуму риск их потери или исчезновения.
• Исключение ошибок, вызванных ошибками персонала.

Недостатки товароучетной программы

Как правило, внедрение таких систем связано с определенными затратами. Однако поговорка "вы получаете то, за что платите" верна. Экономически выгоднее инвестировать в автоматизацию, чем бороться с последствиями неправильного учета. Представьте себе, что в канун Нового года неожиданно закончились мандарины - понесенные убытки намного превысят инвестиции в автоматизацию. Однако в этот момент будет уже слишком поздно.

Внедрение, настройка и обучение персонала - необходимые шаги для эффективного использования системы.

Создание базы данных товаров

Рассмотрим сценарий, в котором у вас есть пять складов. На первом складе хранятся замороженные и скоропортящиеся продукты, на втором - молочные продукты, на третьем - полуфабрикаты и так далее. Чтобы создать базу данных, вы можете легко создать пять отдельных складов в системе товарного учета и заполнить их соответствующими товарами. При необходимости товарам можно присвоить дополнительные параметры, такие как вес, артикул и фотографии.

Для ввода товаров в базу данных необходим сканер штрих-кодов. Программа использует отсканированные данные в качестве первичной информации, которая затем обрабатывается. Если на упаковках отсутствуют заводские штрих-коды, их необходимо сгенерировать и распечатать, наклеив на товары. В случаях, когда товары принимаются по весу, но потребляются поштучно (например, болты, гайки), потребуется коэффициент пересчета из килограммов в штуки. Впоследствии при вычете из инвентаризации товары будут учитываться как в килограммах, так и в штуках.

Товары, уже имеющиеся в магазинах, также должны быть введены в систему товарного учета, чтобы база данных отражала полный объем продукции на складе.

Получение и ввод товаров на складе

После того как товары доставлены со склада А на склад Б, необходимо правильно принять и внести их в инвентаризационную опись. Сотрудники склада, ответственные за выполнение этой задачи, следуют определенной процедуре, которая включает в себя следующие шаги:

Приемка партии

Кладовщик принимает партию, проверяет количество, проверяет вес и проверяет сопроводительные документы на точность. Если все в порядке, кладовщик приступает к следующему этапу.

Ввод базы данных

Кладовщик сканирует штрих-код каждого товара и заносит его в базу данных. Во время этого процесса в системе указывается местоположение склада (склад B). После завершения процесса любой человек, имеющий доступ к системе инвентаризации, может увидеть, что товары появились на указанном складе.

Для товаров, на которых отсутствуют штрих-коды, кладовщик генерирует, печатает и наносит новые штрих-коды по мере необходимости. Этот этап можно выполнить заранее, если ожидается прибытие немаркированной продукции.

Размещение товаров

Сотрудник организует и размещает полученные товары на соответствующих полках и стеллажах.

При необходимости кладовщик наносит соответствующую виртуальную складскую маркировку, чтобы облегчить комплектацию заказов.

Документирование перемещения и бухгалтерские проводки

Внутреннее перемещение товаров документируется с помощью стандартной формы накладной, например ТОРГ 13. Документ заполняется в двух экземплярах: один экземпляр остается на складе А, а второй отправляется на склад Б. Счет-фактура должен иметь печать и подписи ответственных лиц.

Счет-фактура включает следующую информацию

• Название организации, код ОКПО, вид деятельности ОКПД и тип операции.
• Номер счета-фактуры и дата выписки.
• Реквизиты отправителя (упаковка) и вид деятельности подразделения.
• Аналогичная информация для получателя.
• Счета, связанные с движением товаров и материалов.
• Наименование продукции (упаковки).
• Код товара, сорт и единица измерения (наименование и код ОКЕИ).
• Количество и цена отгруженных товаров (количество, вес).

В некоторых случаях товары на складе могут иметь разные цены. Например, оптовый складской учет основан на закупочных ценах, а розничный - на отпускных. При перемещении товаров необходимо корректировать цены, учитывая коэффициенты, наценки и другие факторы.

Накладная ТОРГ 13 служит первичным бухгалтерским документом и должна храниться вместе с другими бухгалтерскими документами не менее трех лет.

Шаблон накладной ТОРГ 13 в формате Excel

Для отпуска товаров на реализацию с лотков, автомобилей или тележек используется накладная по унифицированной форме ТОРГ 14. Товарный отчет в этом случае не формируется, так как часть продукции может остаться нереализованной и быть возвращена на склад.

Счет-фактура ТОРГ 14 включает следующие данные

• Наименование товара
• Цена
• Общее количество товаров, переданных на реализацию (колонка 10)
• Общее количество непроданных товаров, возвращенных на склад (графа 12)
• Общая стоимость проданных товаров (графа 11)
• Общая стоимость непроданных товаров (графа 13)

Выручка от реализации

Накладная ТОРГ 14 также заполняется в двух экземплярах: один экземпляр остается на складе, а второй экземпляр забирает продавец. В конце рабочего дня в обоих экземплярах заполняются графы 10, 12, 13 и 14. Документы заверяются печатью и подписями ответственных лиц.

В бухгалтерском учете эти операции отражаются проводками по счету 41 "Товары". Например, дебетуют счет 41 "Товары" с субсчетом 41-5 "Товары, переданные в филиал без отдельного баланса" и кредитуют субсчет 41-1 "Товары на складе".