Самые частые вопросы и ошибки, возникающие при работе с чеками

Предлагаем рассмотреть некоторые особые моменты при работе с кассовыми чеками. К примеру, какая информация должна указываться в этих документах.

Номер кассового чека

Каждый кассовый чек имеет два номера:

• номер чека за смену — показывает, какой этот чек по счету в хронологическом порядке после открытия смены;
• номер фискального документа — показывает, какой этот фискальный документ по счету в хронологическом порядке с момента активации фискального накопителя. При этом учитываются не только кассовые чеки, но и другие фискальные документы, к примеру, отчеты о закрытии смены.

Номер фискального документа обычно указывается в самом конце кассового чека и имеет вид «ФД NNNNN».

Порядковый номер кассового чека указывается или в самом начале документа, или в самом конце. Он имеет вид «Чек NNNN», «БСО NNNN», «ЧЕК КОР. NNNN», «БСО КОР. NNNN», в котором NNNN — число, которое и является номером кассового чека.

Номер фискального документа непременно должен указываться в кассовом чеке. Если он отсутствует, то чек не соответствует правилам ФНС, а за такое нарушение штрафуют.

Номер кассового чека должен быть только в электронном документе — в бумажном он является необязательным реквизитом.

ИНН кассира в кассовом чеке

В ст. 4.7. Закона от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ указаны все обязательные реквизиты, которые должны быть в чеке, и среди них нет ИНН кассира. Однако при этом нужно указывать фамилию, инициалы и должность сотрудника.

Нужно отметить, что в кассовом чеке есть поле, в котором можно указывать ИНН. Но этот реквизит не является обязательным, а потому при отсутствии по нему информации штрафа не будет (как и при наличии сведений).

Номер фискального накопителя в кассовом чеке

Финансовый накопитель указывается в кассовом чеке как ФН. Он устанавливается в кассу и участвует в формировании всех фискальных документов.

Любой фискальный накопитель имеет заводской номер, который необходим для регистрации онлайн-кассы и может понадобиться для заполнения отчетных документов.

Заводской номер фискального накопителя — обязательный реквизит кассового чека. Он имеет вид «ФН N», состоит из 16-ти цифр и обычно располагается в конце кассового чека рядом с «ФД».

Необнуляемая сумма прихода

Необнуляемая сумма прихода — это реквизит, но не кассового чека, а внутренних отчетов онлайн-кассы. Данный реквизит не является обязательным, а потому по умолчанию онлайн-касса может его и не печатать.

Налоговики вообще не используют этот реквизит и термин. Его добавили для удобства пользователей, а ИФНС его не проверяет.

Необнуляемая сумма прихода представляет собой сумму всех расчетов на онлайн-кассе с момента ее регистрации. Данная сумма сбрасывается, когда ККТ снимают с регистрации, производят ее перерегистрацию на другое юр.лицо или осуществляют сервисные операции обнуления онлайн-кассы.

Необнуляемая сумма прихода только увеличивается, поскольку данные из нее никогда не вычитаются. К примеру, пробит чек на 10 тыс. руб., необнуляемая сумма прихода увеличилась на эту же сумму. Однако если затем отменить этот приходный чек, то необнуляемая сумма не уменьшится.

Данный реквизит не нужен для чеков и отчетов — он применяется только для внутренней работы ККТ.

Шрифт в кассовом чеке

Для шрифта в кассовом чеке нет каких-то серьезных требований. Шрифты в чеках зависят от вида модели ККТ, кассового программного обеспечения, чекового принтера и других факторов.

Главный момент заключается в том, чтобы информация в чеке была различима, читаема, без лишних украшений, мешающих быстро и однозначно понять информацию.

Наименование товаров в кассовом чеке

С февраля 2021 года в кассовых чеках требуется указывать конкретные названия товаров или услуг, т.е. в соответствии с номенклатурой. Нельзя пробивать по ККТ несколько товаров на общую сумму — требуется детальное перечисление всех товаров с указанием стоимости каждого из них.

Название товара прописывается в кассовом чеке с обязательным проставлением его цены, количества и стоимости с учетом скидок или надбавок.

В чеке названия прописываются в столбик, с суммой напротив. Товары можно вбивать вручную либо подгружать из перечня, предварительно загруженного в ККТ. Подгружать можно автоматически при считывании штрих-кода либо вручную.

К названиям товаров предъявляется несколько требований:

• длина — не больше 128 символов с пробелами;
• названия разных товаров должны различаться между собой;
• если на момент оплаты не известно, какой товар будет покупать клиент, формируется кассовый чек с признаком предмета расчета «АВАНС». В этом случае название товара можно не указывать. Далее при отгрузке или передаче товара обязательно пробивается чек с признаком «Полный расчет», и в нем уже указываются названия товаров или услуг.

Аннулирование кассового чека

Аннулирование кассового чека предполагает отмену всех операций в нем до того, как он будет закрыт. Иными словами, действие совершается, когда кассир допустил ошибку при пробитии товаров или клиент отказался покупать непосредственно в процессе приобретения, и при этом кассовый чек еще не выбит.

Механизм аннулирования кассового чека зависит от вида ККТ. Обычно весь процесс подробно расписан в инструкции по эксплуатации кассы.

Пробитый чек аннулировать нельзя. В этом случае требуется пробить обратный чек, к примеру, «Возврат прихода», или же чек коррекции.

Отмена кассового чека коррекции

Кассовый чек коррекции применяется для исправления ошибки при использовании онлайн-кассы. Если применяется ФФД 1.05, то им исправляется только расчет, произведенный без чека. К примеру, если в магазине отключили электричество, а товар продан покупателю, то при включении света нужно пробить чек коррекции.

Если применяется ФФД 1.1 или 1.2, то через чек коррекции также исправляется неправильно выданный кассовый чек. К примеру, товар продан на 10 тыс. руб., а кассир пробил на сумму 100 тыс. руб., ошибка исправляется через чек коррекции.

Однако иногда сотрудник может допустить ошибку и в самом чеке коррекции. В такой ситуации:

• на ФФД 1.05 пробивается чек операции, обратный корректируемому чеку, к примеру, «Возврат прихода». Далее повторно пробивается чек прихода;
• на ФФД 1.1 или 1.2 пробивается новый чек коррекции с обратной операцией (для его отмены). Далее пробивается новый чек коррекции с правильной информацией в нем.

Нет штрафов за отсутствие некоторых реквизитов в бумажном чеке

В бумажном чеке может не быть некоторых реквизитов, а именно:

• применяемая система налогообложения;
• адрес сайта ФНС;
• номер смены;
• номер чека за смену.

Это изменение введено недавно, а потому некоторые инспекторы ФНС его пропустили и по-старому пытаются штрафовать за отсутствие в бумажном чеке указанных реквизитов. Это незаконно, поскольку теперь данные реквизиты обязательны только для электронных чеков.