Как выбрать, подключить и зарегистрировать онлайн-кассу для малого бизнеса

В нынешнем реестре разрешенной к применению ККТ представлено 180 моделей онлайн-касс. Прочитайте нашу статью до конца, и вы узнаете, как подобрать кассовый аппарат, соответствующий актуальным требованиям законодательства и вашему бизнесу, и при этом обойтись без переплаты. Кроме того, мы расскажем, как провести регистрацию нового оборудования в ФНС РФ и заключить соглашение с ОФД.

1 шаг – выбор места покупки онлайн-кассы

Купить контрольно-кассовую технику в первом попавшемся на глаза магазине, нельзя. Но вам доступны другие возможные варианты:

• На вторичном рынке (бу онлайн-касса);
• В банке, в котором у вас имеется расчетный счет;
• В компании, специализирующейся на продаже ККМ;
• У оператора фискальных данных.

Каждое решение имеет собственные сильные и слабые стороны, о которых следует подумать заранее.

Касса от ОФД

Операторы фискальных данных готовы предлагать своим покупателям различные варианты контрольно-кассовой техники. Обычно для заказа доступно не менее трех-пяти моделей различных конфигураций:

• Для интернет-торговли;
• Для вейдинг-автоматов;
• Для розничных торговых точек;
• Для разъездной торговли.

Справедливости ради отметим, что онлайн-кассы универсальные. Вы можете выбрать любой вариант. Однако если у вас есть специальные требования к технике, продавец может не предложить вам нужного оборудования.

Другие недостатки покупки ККМ через ОФД:

• Полное отсутствие или недостаточно качественная техподдержка. Вам могут сообщить о технической помощи в режиме 24/7. Однако в реальности связаться со специалистом можно будет, скорее всего, только через пару суток после появления проблемы;
• Необходимость ожидания. Устройства доставляются собственными курьерами ОФД (возможны другие методы доставки). И чаще всего ожидать их приходится не менее, чем неделю. Если необходимость в оборудовании возникла срочно и неожиданно, оператор фискальных данных – не лучший помощник.

Приобретая онлайн-кассу у ОФД, можно рассчитывать и на преимущества:

• Будет оказана поддержка в регистрации аппарата в ФНС РФ;
• Помогут получить квалифицированную электронную подпись.

Кроме того, будет выдан подготовленный договор на отправку фискальных данных в ФНС.

Онлайн-ККТ от банков

Хороший выбор, как минимум потому, что одновременно можно справиться с 2 проблемами:

1. Подключить расчетно-кассовое обслуживание.
2. Оформить расчетный счет.

Дополнительно можно оплатить банковский эквайринг. Терминал будет подключен к ККМ и расчетному счету, соответственно, необходимости в дополнительной покупке и интеграции прибора не возникнет.

Минусы приобретения кассовой техники через банк (аналогичны тем, что мы перечислили выше):

• Долгое время ожидания;
• Слабая техпомощь;
• Малое количество моделей.

В банковских организациях нет собственных складов для хранения контрольно-кассовых машин. Поэтому получить аппарат «прямо здесь и сейчас» также не выйдет. А в некоторых случаях ожидание недопустимо.

ККМ от специализированной фирмы

Приобретение онлайн-кассы в специализированной организации, занятой автоматизацией торговли, можно назвать лучшим решением. Минусы здесь отсутствуют. Главные преимущества:

• Отличная работа техпомощи. Сотрудники готовы ответить на любые вопросы круглосуточно, в праздничные и выходные дни;
• Широкий ассортимент моделей. Подобрать подходящий аппарат можно под любые цели – от разъездной торговли и услуг по доставке готовой еды, до огромных гипермаркетов и ТРЦ.

Специалисты таких компаний помогают оформить квалифицированную электронную подпись, зарегистрировать аппарат в ФНС РФ, подписать договор с ОФД. И все это без лишних временных проволочек.

Недостаток может быть только один – специализированные фирмы имеются далеко не во всех регионах России. Если вы находитесь в провинциальном городе или деревне, то нужной организации может просто не оказаться.

Компания Первый Бит представлена почти во всех регионах России, при этом доставку можно оформить абсолютно в любой уголок нашей страны.

Кассовый аппарат бу

Покупка онлайн-кассы на вторичном рынке имеет те же сильные и слабые стороны, что и приобретение любого другого бу товара. Преимущества:

• Сравнительно низкая стоимость. Скидка может составлять до 50%;
• Достаточно широкий выбор моделей;
• Возможность отыскать продавца в своем регионе.

Недостатки:

• Скорее всего, «оригинальных» вариантов, типа касс для вейдинг-автоматов, будет немного. Тогда как «классических» устройств, типа «ЭВОТОР 7.2», даже больше чем нужно;
• Отсутствие гарантий. Велика опасность купить подвисающее оборудование или технику с иными скрытыми проблемами, выявить которые можно лишь в процессе ее эксплуатации.

Могут быть сложности с регистрацией ККТ. Прежний собственник должен снять аппарат с учета в ФНС, вы – самостоятельно зарегистрировать устройства на себя.

2 шаг – выбор модификации ККМ по области использования

Все онлайн-кассы классифицируется, в том числе, по сфере использования. Выделяют модели:

• Для розничной торговли

Для оснащения гипер- и супермаркетов, других точек торговли с высокой проходимостью, рекомендуются оперативные и многофункциональные POS-аппараты. Скромным магазинам достаточно будет купить фискальный регистратор.

• Для веб-магазинов

Онлайн-кассы для интернет-магазинов также могут быть многофункциональными – использоваться как облачные сервисы, объединенные с расчетным счетом в банке, платежной системой непосредственно сайтом.

• Для вейдинг-автоматов

Оборудование монтируется в аппараты и контролируется через их интерфейс.

• Для служб доставки, разъездной торговли, такси, курьеров

Необходимы модели компактных размеров и малого веса, целиком автономные. Зарядка должна осуществляться благодаря встроенной АКБ. Должно быть соединение с сетью – через мобильного провайдера.

3 шаг – оформление КЭП

Квалифицированная электронная подпись – зашифрованный файл, используя который, можно удаленно заверять любые электронные файлы и документы. КЭП может иметь юридическую силу.

Подпись этого типа необходима для организации электронного документооборота. С ней вы сможете заверять документацию, не отходя от ПК. КЭП понадобится вам уже на первых этапах:

• Для подписания соглашения с оператором фискальных данных;
• Для регистрации ККМ в ФНС РФ.

Любой документ будет подписан дистанционно, без личного посещения структур.

Другие ситуации, когда без КЭП не обойтись:

• Смена ОФД;
• Замена ФН на новый фискальный накопитель;
• Формирование бухгалтерских отчетов, сдача их в ФНС;
• Перерегистрация ККМ, снятие оборудования с учета в налоговой.

КЭП можно заказать лишь в Удостоверяющих Центрах. В организацию нужно предоставить пакет документов. Услуга – платная. Чаще всего получить подпись можно за несколько дней. Возможен срочный заказ КЭП с небольшой доплатой.

Получить квалифицированную электронную подпись индивидуальные предприниматели могут, предоставив в УЦ такой пакет документов:

• Оригинал и копия главной страницы и страницы прописки личного паспорта;
• Оригинал и копия ИНН;
• Оригинал и копия свидетельства о госрегистрации в качестве ИП;
• Оригинал и копия СНИЛС;
• Выписка из ЕГРИП (должна быть получена, не более чем 6 месяцев до предъявления).

Потребуется оформить заявление на производство КЭП, оплатить услугу по квитанции. Сотрудник УЦ запишет индивидуальный ключ на электронный носитель и передаст его лично вам.

Юридическим лицам необходимо предоставить в Удостоверяющий Центр следующие бумаги:

• Оригинал и копия главной страницы и страницы прописки личного паспорта того гражданина, на чье имя оформляется КЭП;
• Оригинал и копия ИНН;
• Оригинал и копия СНИЛС того гражданина, на чье имя оформляется КЭП;
• Выписка из госреестра регистрации юрлиц (должна быть получена, не более чем 6 месяцев до предъявления);
• Оригинал и копия свидетельства о госрегистрации юрлица.

4 шаг – оформление соглашения с ОФД

Задачи оператора фискальных данных состоят в том, чтобы хранить, отправлять и обрабатывать фискальные сведения, получаемые от онлайн-касс. Если сказать проще, то ОФД отправляет электронные отчетные документы (например, чеки) в ФНС РФ.

Процесс оформления соглашения с ОФД:

1. Находите оператора фискальных данных на официальном сайте налоговой.
2. На сайте выбранного ОФД проходите регистрацию.
3. Вносите данные о себе – своем ИП или организации.
4. Вносите сведения об онлайн-кассе (будет указано, какую информацию необходимо предоставить).
5. Подписываете соглашение на оказание услуг и заверяете его КЭП.

После останется только платить за услуги ОФД. Цена единая для всех организаций – 3 000 рублей в год.

5 шаг – постановка онлайн-ККТ на учет в налоговой

Провести регистрацию онлайн-кассы можно придя в любое подразделение налоговой службы. Более быстрый и простой вариант – постановка на учет в режиме онлайн. Вы должны иметь на сайте ФНС РФ учетную запись налогоплательщика (ИП или юрлица). Платить пошлину не нужно.

Если вы решили выбрать офлайн вариант, вам необходимо:

• Найти ближайшее отделение налоговой. В 2020 году зарегистрировать кассу можно через любое подразделение, неважно, где вы проживаете или где расположена ваша компания. Рекомендуем заранее позвонить в выбранное отделение;
• Собрать документы для юрлица или индивидуального предпринимателя, а также документы на ККТ;
• Посетить отделение ФНС, использовать терминал в приемной (выдаст талон в очередь). Заранее узнайте, возможно, вам не нужно вставать в общую очередь. Вопросом может заняться отдельный специалист (не во всех подразделениях такая практика);
• Заполнить стандартную форму КНД 1110061 (заявление на регистрацию можно скачать в интернете и оформить дома);
• Передать все документы сотруднику ФНС.

После этого вам будет передана (сразу же или в течение пары дней, но не более чем через пять рабочих суток) карта регистрации ККМ с индивидуальным номером.

Если вы отдали предпочтение регистрации кассы в режиме онлайн, вам следует:

• Зарегистрироваться на сайте ФНС РФ как индивидуальный предприниматель или юрлицо. Вы получите доступ к Личному кабинету;
• Авторизоваться в Личном кабинете, перейти в подраздел «зарегистрировать ККТ», который находится в меню «Учет контрольно-кассовой техники»;
• Оформить электронный бланк КНД 1110061 (форма регистрации), также в режиме онлайн переслать его на проверку. Проверка может продолжаться как пару минут, так и пару часов. Ожидайте;
• Скачать и напечатать документы регистрации онлайн-кассы с индивидуальным номером (будут отправлены вам в PDF формате);
• Напечатать отчетный документ о регистрации (формировать его необходимо через ККМ).

После того, как вашему оборудованию будет присвоен индивидуальный номер, отправляйтесь на сайт оператора фискальных данных и заходите в Личный кабинет. Тут вы увидите, что касса уже прошла регистрацию (шаг 4). Вам остается лишь указать ее индивидуальный номер от ФНС РФ. После того, как вы выполните указанные процедуры, техника будет целиком готова к использованию. Все необходимые фискальные данные будут поступать ОВД, потом (без вашего участия) в налоговую.

Для беспроблемной регистрации кассы подготовьте следующие сведения:

• Фактический адрес использования ККМ (место ее установки);
• Модель оборудования (выберите из выпадающего списка);
• Наименование вашей организации;
• Заводской № устройства (увидите в техпаспорте);
• Модель и № ФН.

ФНС запросит у вас сведения о выбранном ОФД. Подготовьте договор, заключенный с оператором.